چگونه به یک استاد ایمیل بزنیم؟

ایمیل سرد چیست؟

آیا تابحال اصطلاحی به نام ایمیل سرد یا Cold Email را شنیده‌اید؟ ایمیل سرد، ایمیلی است که به شخصی ارسال می‌شود که نه انتظار آن ایمیل را دارد و نه با فرستنده از قبل رابطه‌ای داشته است.  ایمیل سرد، ایمیلی است که فرستنده و گیرنده آن، یکدیگر را دقیقاً نمی‌شناسند و قبلاً با هم گفتگویی نداشته‌اند.

از ایمیل سرد با هدف تلاش برای ایجاد رابطه کاری با طرف مقابل استفاده می‌شود. برای گرفتن یک موقعیت پژوهشی، فرستادن ایمیل سرد راهی رسمی برای نشان دادن علاقه واقعی به تحقیقات یک استاد و درخواست فرصتی برای کار با اوست. یک ایمیل سرد موفق می‌تواند دری را برای یک تجربه ارزشمند تحقیقاتی دست اول، یک موقعیت مالی و ورود به یک شبکه تخصصی باز کند.

این مقاله، تجربه و استراتژی‌های یکی از محققان ASAD NAVEED در ارسال ایمیل سرد را بیان می‌کند که به او کمک کرده است تنها از 16 ایمیل ارسالی به افراد، 12 پاسخ را دریافت کند.

قبل از بیان تجربه، از شما می‌خواهیم لحظه‌ای مکث کنید و فکر کنید، اگر کسی ناخواسته درب خانه‌تان را بزند، چه واکنشی نشان خواهید داد؟ چه چیزی باعث می‌شود به صدای کسی که در می‌زند گوش دهید؟ چه چیزی شما را وادار به اقدام می‌کند؟

صدای درب خانه تنها زمانی به خوبی شنیده می‌شود که زدن درب خانه به خوبی انجام شود یا از عبارات کلیدی موثر یا رمز عبور استفاده شود. اساتید روزانه ایمیل‌های متعدد و زیادی را دریافت می‌کنند، بنابراین ایمیل شما باید خاص و برجسته باشد. در اینجا 4 مرحله برای اطمینان از اینکه ایمیل سرد شما خوب و برجسته است، بیان می‌شود:

مرحله 1: تحقیق

ابتدا باید در موردفعالیت پزوهشی اساتید، از طریق وب سایت دانشکده  که فرد در آن حضور دارد یا با جستجوی نام ایشان در google scholar یا researchgate اطلاعاتی کسب کنید. باید تعیین کنید که ایشان در چه زمینه‌هایی تخصص دارد. با مطالعه چند چکیده، می‌توانید فعالیت و زمینه پژوهشی ایشان را بفهمید. اگر تجربیات و دانش شما با فعالیت پژوهشی استاد هماهنگ نیست، به او ایمیل نزنید. به عنوان مثال، اگر استادی عمدتاً پروژه‌های تجزیه و تحلیل RNA Seq را انجام می‌دهد که به دانش R نیاز است، فقط در صورتی که با R آشنا هستید باید به او ایمیل بزنید.

مرحله 2: موضوع ایمیل را دقیق مشخص کنید

ارائه یک موضوع مختصر و جذاب برای تشویق استاد ضروری است. اطمینان حاصل کنید که خط موضوع با پیام مرتبط است. عنوان باید مشخص کند که آیا برای اپلای  یا برای فرصت مطالعاتی درخواست می‌دهید. می‌توانید از عبارات بپیشنهادی زیر برای خط موضوع در ایمیل استفاده کنید:

“Research opportunity in topic X

topic X + research”

“research at department Y

“postdoc application in topic X

مرحله 3: متن ایمیل

مهم است که ایمیل شما مختصر باشد، زیرا احتمال خوانده شدن پیام و پاسخ به آن را افزایش می‌دهد. ایمیل سرد با یک نامه به سردبیر (کاورلتر) برای ارسال مقاله و رزومه (CV) متفاوت است. هدف ایمیل سرد، برانگیختن کنجکاوی اساتیدتان برای خواندن کاورلتر، رزومه و داشتن یک جلسه/مصاحبه با شماست. اکثر افراد به شما توصیه می‌کنند که با معرفی خود شروع کنید. به عنوان مثال، “اسم من X است و من فارغ‌‍التحصیل رشته Y و غیره هستم.” به نظر من، این یک راه بسیار خسته‌کننده برای شروع یک ایمیل سرد است.

در عوض این روش را دنبال کنید: قالب 1234: 1: درباره استاد 2: پل 3: درباره خودتان 4: دعوت به اقدام (CTA)

  1. درباره استاد (1 تا 2 خط)

توضیح دهید که چرا به ایشان ایمیل می‌فرستید. ایمیل خود را با قدردانی از کار استاد و بیان آنچه برای شما برجسته است شروع کنید. در واقع این قسمت، قلاب ماهی‌گیری شماست! مطالب باید جلب‌توجه کند و نشان دهد که شما درباره او تحقیق کرده‌اید. آگاهی از کار استاد و ستودن آنچه انجام داده است، توجه او را جلب می‌کند. نکاتی که به شما کمک می‌کند تا این قسمت را خوب بنویسید: نمونه‌هایی از تحقیقاتی که در مورد استاد انجام داده‌اید بیاورید (مثلاً یک یا دو مقاله از او را که خوانده‌اید فهرست کنید و مواردی را ذکر کنید که قانع‌کننده می‌دانید). چرا ایشان را به عنوان فرد مناسب برای علایق پژوهشی خود انتخاب کرده‌اید؟

  1. پل (1 خط)

بعد از اینکه یک یا دو خط بالا توجه استاد را جلب کرد. زمان آن است که دلیل ارسال ایمیل به او را بیان کنید. این کار را بیشتر از آن به تاخیر نیندازید. طوری بنویسید که نشان دهد فعالیت پژوهشی ایشان با تجربیات قبلی، علایق و اهداف آینده شما به عنوان یک محقق مطابقت دارد و مایلید با ایشان کار کنید یا به عنوان دستیار پسادکتری/پژوهشی او باشید.

  1. درباره شما (1 تا 2 خط)

پس از پل، می‌توانید در مورد تحصیلات خود، تجربیات تحقیقاتی کلیدی گذشته و اهداف آینده بنویسید که با کار ایشان هماهنگ است یا به شما در پیوستن به آزمایشگاه استاد کمک می‌کند. به خاطر داشته باشید که اساتید نیز همیشه به دنبال متقاضیان قوی هستند که بتوانند فعالیت تحقیقاتی خود را به جلو ببرند. بنابراین گرفتن یک نامزد واجد شرایط برای آنها نیز یک موقعیت برد-برد است. نکاتی که به شما کمک می‌کند تا این قسمت را بهتر بنویسید: در صورت وجود، چه نوع پیشینه‌ای دارید که با پژوهش استاد مرتبط است؟ چرا این موضوع برای شما مهم است؟ فعالیت در این نوع تحقیقات، چگونه به شما کمک می‌کند تا به اهداف تحصیلی، شغلی و شخصی که ممکن است داشته باشید نزدیکتر کند؟ اگر سندی را نیز پیوست می‌کنید، آنچه را که قبلاً وجود دارد تکرار نکنید. فقط مهم‌ترین نکات برجسته را در این یک یا دو خط خلاصه کنید.

  1. دعوت به اقدام CTA (Call-to-Action)

بهترین راه برای نوشتن این بخش این است که از استاد سؤال بپرسید یا درخواست قراری برای ملاقات با او برای بحث بیشتر کنید. بدون دعوت به اقدام، ایمیل شما ممکن است در پوشه “بعد بخوانید” پرتاب شود. به طور خلاصه زمان‌هایی را که در دسترس هستید (یعنی دوشنبه تا چهارشنبه از ساعت 11 تا 16) درج کنید و اطلاعات تماس خود را بنویسید. پرسیدن سوال جالب به شما کمک می‌کند تا پاسخ و مصاحبه احتمالی را دریافت کنید.

مرحله 4: افزونه‌های ایمیل

همیشه یک امضای ایمیل را در ایمیل های خود قرار دهید و بسیار توصیه می‌کنیم این کار را انجام دهید. این یک راه ظریف برای ایجاد تأثیر است. امضای ایمیل شما باید دارای مدرک تحصیلی، پست یا جایگاه سازمانی و جزئیات تماس باشد. اگر ایمیل سازمانی از دانشگاه خود دارید، به جای جیمیل یا یاهو از آن استفاده کنید. این کار باعث اعتبار  بیشتر می‌شود. به استاد نیز این ایده را می‌دهد که شما در حال حاضر در دانشگاه هستید.

از به کار بردن اصطلاحات آقای عزیز/ سلام آقا/ خانم محترم، Dear Sir/ Hello Sir/ Dear Ms خودداری کنید. این کلمات خیلی کلی هستند.

همیشه استاد را با “دکتر” + “نام خانوادگی”خطاب کنید.  “Dr.” + “last name.”

در نهایت، ضروری است که ایمیل را از نظر خطاهای دستوری یا ساختار جمله بررسی کنید و مطمئن شوید که حرفه‌ای نوشتید و علاقه شما را به پژوهش نشان می‌دهد.

مثالی از یک ایمیل بد:

Hi Henrietta,

My name is Name and I am a major in Major. Is there space in your lab for an undergraduate? If so, what is the pay rate?

Thanks, Name

مثالی از یک ایمیل خوب:

Hi Dr. Hopkins,

I hope this email finds you well. What did you find fascinating about their research. Expression of interest in a specific paper or topic.  Your work aligns with my previous experiences in X and Y and I am contacting you to apply for a postdoctoral research position in your lab.

I did a Master’s in X and Y and obtained experience in research experience or classconfirming my intention to develop my research skills and goal.

I have attached my CV and transcripts. I would appreciate the chance to speak to you about your research on a topic of interestPlease let me know if there is any other information I can provide. I look forward to hearing from you soon.

Best,

Your Name

Email signature

نتیجه‌گیری

فرستادن ایمیل سرد می‌تواند برای اول بار دشوار باشد، اما زمانی که آن را درک کنید، می‌تواند بسیار موثر باشد. اگر بلافاصله پاسخ مثبت دریافت نکردید، ناامید نشوید. مثل همه چیزها، این مورد هم زمان و تمرین می‌خواهد. به یاد داشته باشید، تنها چیزی که لازم است یک “بله” است!

Loading

واژه‌شناسی پنل ارسال مقاله

سابمیت یا ارسال مقاله، از مراحل نهایی یک کار پژوهشی است. به عبارتی با این کار، حاصل پژوهش خود را در معرض ارزیابی و داوری قرار می‌دهید. ناشر مجله، پنلی را در اختیار نویسندگان قرار می‌دهد. نویسندگان باید براساس دستورالعمل ناشر، مقاله خود را در آن پنل بارگذاری کنند. هر بار که نویسنده به پنل مراجعه می کند، ممکن است مقاله را در وضعیت‌های (Status) مختلفی مشاهده کند. دانستن معنای عبارات مربوط به وضعیت، به نویسنده کمک می‌کند تا بفهمد مقاله در چه مرحله‌ای از فرایند داوری و ارزیابی قرار دارد. در این مقاله، به این وضعیت‌ها  براساس پرسش‌های دانشجویان و پژوهشگران پرداختم.

“in production” status

سوال: وضعیت مقاله « in production» است. ممکن است به من بگویید معنی آن چیست؟

وقتی مقاله شما پذیرفته شده است به بخش تولید و انتشار مجله می رود تا کارهای نهایی مقاله از نظر قالب و ساختار انجام شود. در نهایت برای شما می‌فرستند تا چک نهایی را از نظر صحت اطلاعات انجام دهید. به عبارتی مقاله پذیرفته شده و آماده تولید است.

“Decision in process” status

سوال: من قبلاً مقاله‌ای را به مجله Elsevier  ارسال کردم. پس از دو دور  revise، وضعیت مقاله  “decision in process” شد. ممکن است به من بگویید معنی آن چیست؟ و چقدر طول می کشد؟

هنگامی که یک مجله وضعیت « decision in process  « را نشان می‌دهد، به این معنی است که هیئت تحریریه در حال تصمیم گیری نهایی درباره مقاله شما است. در این وضعیت، ویراستار پیش از تصمیم گیری، نسخه اصلاح شده و پاسخ‌های شما به نظرهای داور را بررسی می‌کند. ممکن است ویراستار تصمیم بگیرد که یک بار دیگر با داوران مشورت کند. گاهی اوقات، ممکن است تعداد زیادی مقاله قبل ازمقاله شما جمع شده باشد. به همین دلیل این مرحله ممکن است طولانی شود. هیچ چارچوب زمانی خاصی برای این وجود ندارد؛ زمان بسته به مجله و رشته متفاوت باشد. اگر یک ماه پس از آخرین تغییر وضعیت، پاسخی دریافت نکردید، منطقی است که به سردبیر نامه بنویسید و وضعیت مقاله خود را جویا شوید.

“Awaiting AE assignment”و  “Awaiting Referee Selection”

سوال: مقاله ای را به مجله‌ای ارسال کردم وضعیت آن از Awaiting AE assignment  به Awaiting Referee Selection  و سپس Awaiting Referee Assignment تغییر کرد. بعد از آن مجددا به Awaiting Referee Selection تغییر کرده است. آیا مقاله من برای داوری رد شده است؟

هنگامی که مقاله ارسال می‌شود، سردبیر آن را بررسی و ارزیابی می‌کند. این مرحله را می‌توان به عنوان «Awaiting AE assignment» نامید که در آن مقاله از نظر ملاحظات اخلاقی و تطابق دامنه با خوانندگان مجله ارزیابی می شود.  در مرحله بعد، داوران مناسب بر اساس موضوع مقاله انتخاب می‌شوند و این مرحله، «Awaiting Referee Selection»  است.  مرحله دیگری وجود دارد که وضعیت «Awaiting Referee Assignment « است. در این مورد، احتمالاً داوران دعوت شده در دسترس نیستند، بنابراین دوباره یک دور انتخاب داور انجام می شود. پس مقاله رد نشده است.

“Awaiting AE evaluation”

سوال: منظور از   “Awaiting AE evaluation” چیست؟ مقاله ای را به مجله ارسال کردم. در ابتدا وضعیت “Awaiting Reviewer Scores”  بود، سپس به “Awaiting AE Recommendation”  تغییر کرد و اکنون “ Awaiting AE evaluation” است.

وضعیت “Awaiting AE evaluation”  به این معنی است کهpeer review   (داوری همتا) تکمیل شده است و اکنون ویراستار (AE: Assign editor)  بازخورد ارائه شده از سوی داوران را در نظر می گیرد و به تصمیم می رسد. متداول ترین تصمیماتی که گرفته می شود به شرح زیر است:

  • پذیرش بدون تغییر (Acceptance): مجله مقاله را به همین شکل منتشر می کند.
  • پذیرش با اصلاحات جزئی (Acceptance): مجله مقاله را منتشر می کند و از نویسنده می‌خواهد که اصلاحات جزئی انجام دهد.
  • پذیرش پس از بازبینی‌های عمده (پذیرش مشروطconditional acceptance ):  مجله مقاله را منتشر می‌کند به شرطی که نویسندگان تغییرات پیشنهادی داوران و/یا ویراستاران را انجام دهند.
  • تجدید نظر و ارسال مجدد (رد مشروط conditional rejection ): مجله مایل است پس از ایجاد تغییرات عمده از سوی نویسندگان، مقاله را در دور دیگری از تصمیم گیری مورد بررسی قرار دهد.
  • رد مقاله (رد کامل outright rejection ): مجله مقاله را منتشر نخواهد کرد یا اگر نویسندگان اصلاحات اساسی انجام دهند نیز در تصمیمش تجدید نظر نخواهد کرد.

“Awaiting Reviewer Scores”

سوال: ماه گذشته مقاله ای را به مجله ای ارسال کردم. اکنون، پس از امتیازات داور و پس از انتظار، وضعیت “Awaiting Reviewer Scores” و “Awaiting Final Decision “را با هم نشان می دهد. این یعنی چی؟

این بدان معناست که مقاله برای داوری ارسال شده است و احتمالاً داوری به پایان رسیده است و اکنون مجله منتظر نمرات نهایی از سوی داوران است. تصمیم نهایی – پذیرش یا رد مقاله – بستگی به نمرات داوران دارد، به همین دلیل وضعیت مقاله شما به Awaiting Reviewer Scores و Awaiting Final Decision به‌روز می‌شود. اگر بعد از چند هفته، پاسخی از مجله دریافت نکردید، می‌توانید وضعیت مقاله خود را پیگیری کنید.

 

Loading

آیا می‌توانم مقاله کنفرانسی را به مجله ارسال کنم؟

پاسخ «بله» است؛ البته به «یک شرط»

می‌توان گفت مقاله کنفرانسی اطلاع‌رسانی اولیه درباره پژوهشی است که انجام داده‌اید. می توانید با توجه به بازخوردهای ارائه شده از سوی داوران کنفرانس، مقاله را بهبود دهید. در نهایت عنوان مقاله را بازنگری کنید و جزئیات بیشتری به مقاله اضافه کنید.

Loading

آیا می‌توانم یک مقاله را همزمان به چند مجله بفرستم؟

پاسخ «خیر» است.

اگر زمان داوری مقاله طولانی شده یا مدت زمان زیادی گذشته و تکلیف مقاله شما، مشخص نشده است؛ قبل از ارسال مقاله به مجله دیگر، از مجله قبلی انصراف دهید. مطمئن شوید که مقاله از مجله خارج شده است و تاییدیه انصراف بگیرید. وگرنه کار غیراخلاقی انجام داده‌اید و در فهرست افراد ارسال همزمان یا تکراری قرار می‌گیرید و مجازات می‌شوید. به عبارتی در لیست سیاه مجله قرار خواهید گرفت.

Loading

معرفی سه وبگاه برای شناسایی کنفرانس های معتبر

Loading