چگونه به یک استاد ایمیل بزنیم؟

ایمیل سرد چیست؟

آیا تابحال اصطلاحی به نام ایمیل سرد یا Cold Email را شنیده‌اید؟ ایمیل سرد، ایمیلی است که به شخصی ارسال می‌شود که نه انتظار آن ایمیل را دارد و نه با فرستنده از قبل رابطه‌ای داشته است.  ایمیل سرد، ایمیلی است که فرستنده و گیرنده آن، یکدیگر را دقیقاً نمی‌شناسند و قبلاً با هم گفتگویی نداشته‌اند.

از ایمیل سرد با هدف تلاش برای ایجاد رابطه کاری با طرف مقابل استفاده می‌شود. برای گرفتن یک موقعیت پژوهشی، فرستادن ایمیل سرد راهی رسمی برای نشان دادن علاقه واقعی به تحقیقات یک استاد و درخواست فرصتی برای کار با اوست. یک ایمیل سرد موفق می‌تواند دری را برای یک تجربه ارزشمند تحقیقاتی دست اول، یک موقعیت مالی و ورود به یک شبکه تخصصی باز کند.

این مقاله، تجربه و استراتژی‌های یکی از محققان ASAD NAVEED در ارسال ایمیل سرد را بیان می‌کند که به او کمک کرده است تنها از 16 ایمیل ارسالی به افراد، 12 پاسخ را دریافت کند.

قبل از بیان تجربه، از شما می‌خواهیم لحظه‌ای مکث کنید و فکر کنید، اگر کسی ناخواسته درب خانه‌تان را بزند، چه واکنشی نشان خواهید داد؟ چه چیزی باعث می‌شود به صدای کسی که در می‌زند گوش دهید؟ چه چیزی شما را وادار به اقدام می‌کند؟

صدای درب خانه تنها زمانی به خوبی شنیده می‌شود که زدن درب خانه به خوبی انجام شود یا از عبارات کلیدی موثر یا رمز عبور استفاده شود. اساتید روزانه ایمیل‌های متعدد و زیادی را دریافت می‌کنند، بنابراین ایمیل شما باید خاص و برجسته باشد. در اینجا 4 مرحله برای اطمینان از اینکه ایمیل سرد شما خوب و برجسته است، بیان می‌شود:

مرحله 1: تحقیق

ابتدا باید در موردفعالیت پزوهشی اساتید، از طریق وب سایت دانشکده  که فرد در آن حضور دارد یا با جستجوی نام ایشان در google scholar یا researchgate اطلاعاتی کسب کنید. باید تعیین کنید که ایشان در چه زمینه‌هایی تخصص دارد. با مطالعه چند چکیده، می‌توانید فعالیت و زمینه پژوهشی ایشان را بفهمید. اگر تجربیات و دانش شما با فعالیت پژوهشی استاد هماهنگ نیست، به او ایمیل نزنید. به عنوان مثال، اگر استادی عمدتاً پروژه‌های تجزیه و تحلیل RNA Seq را انجام می‌دهد که به دانش R نیاز است، فقط در صورتی که با R آشنا هستید باید به او ایمیل بزنید.

مرحله 2: موضوع ایمیل را دقیق مشخص کنید

ارائه یک موضوع مختصر و جذاب برای تشویق استاد ضروری است. اطمینان حاصل کنید که خط موضوع با پیام مرتبط است. عنوان باید مشخص کند که آیا برای اپلای  یا برای فرصت مطالعاتی درخواست می‌دهید. می‌توانید از عبارات بپیشنهادی زیر برای خط موضوع در ایمیل استفاده کنید:

“Research opportunity in topic X”

“topic X + research”

“research at department Y”

“postdoc application in topic X”

مرحله 3: متن ایمیل

مهم است که ایمیل شما مختصر باشد، زیرا احتمال خوانده شدن پیام و پاسخ به آن را افزایش می‌دهد. ایمیل سرد با یک نامه به سردبیر (کاورلتر) برای ارسال مقاله و رزومه (CV) متفاوت است. هدف ایمیل سرد، برانگیختن کنجکاوی اساتیدتان برای خواندن کاورلتر، رزومه و داشتن یک جلسه/مصاحبه با شماست. اکثر افراد به شما توصیه می‌کنند که با معرفی خود شروع کنید. به عنوان مثال، “اسم من X است و من فارغ‌‍التحصیل رشته Y و غیره هستم.” به نظر من، این یک راه بسیار خسته‌کننده برای شروع یک ایمیل سرد است.

در عوض این روش را دنبال کنید: قالب 1234: 1: درباره استاد 2: پل 3: درباره خودتان 4: دعوت به اقدام (CTA)

1. درباره استاد (1 تا 2 خط)

توضیح دهید که چرا به ایشان ایمیل می‌فرستید. ایمیل خود را با قدردانی از کار استاد و بیان آنچه برای شما برجسته است شروع کنید. در واقع این قسمت، قلاب ماهی‌گیری شماست! مطالب باید جلب‌توجه کند و نشان دهد که شما درباره او تحقیق کرده‌اید. آگاهی از کار استاد و ستودن آنچه انجام داده است، توجه او را جلب می‌کند. نکاتی که به شما کمک می‌کند تا این قسمت را خوب بنویسید: نمونه‌هایی از تحقیقاتی که در مورد استاد انجام داده‌اید بیاورید (مثلاً یک یا دو مقاله از او را که خوانده‌اید فهرست کنید و مواردی را ذکر کنید که قانع‌کننده می‌دانید). چرا ایشان را به عنوان فرد مناسب برای علایق پژوهشی خود انتخاب کرده‌اید؟

2. پل (1 خط)

بعد از اینکه یک یا دو خط بالا توجه استاد را جلب کرد. زمان آن است که دلیل ارسال ایمیل به او را بیان کنید. این کار را بیشتر از آن به تاخیر نیندازید. طوری بنویسید که نشان دهد فعالیت پژوهشی ایشان با تجربیات قبلی، علایق و اهداف آینده شما به عنوان یک محقق مطابقت دارد و مایلید با ایشان کار کنید یا به عنوان دستیار پسادکتری/پژوهشی او باشید.

3. درباره شما (1 تا 2 خط)

پس از پل، می‌توانید در مورد تحصیلات خود، تجربیات تحقیقاتی کلیدی گذشته و اهداف آینده بنویسید که با کار ایشان هماهنگ است یا به شما در پیوستن به آزمایشگاه استاد کمک می‌کند. به خاطر داشته باشید که اساتید نیز همیشه به دنبال متقاضیان قوی هستند که بتوانند فعالیت تحقیقاتی خود را به جلو ببرند. بنابراین گرفتن یک نامزد واجد شرایط برای آنها نیز یک موقعیت برد-برد است. نکاتی که به شما کمک می‌کند تا این قسمت را بهتر بنویسید: در صورت وجود، چه نوع پیشینه‌ای دارید که با پژوهش استاد مرتبط است؟ چرا این موضوع برای شما مهم است؟ فعالیت در این نوع تحقیقات، چگونه به شما کمک می‌کند تا به اهداف تحصیلی، شغلی و شخصی که ممکن است داشته باشید نزدیکتر کند؟ اگر سندی را نیز پیوست می‌کنید، آنچه را که قبلاً وجود دارد تکرار نکنید. فقط مهم‌ترین نکات برجسته را در این یک یا دو خط خلاصه کنید.

4. دعوت به اقدام CTA (Call-to-Action)

بهترین راه برای نوشتن این بخش این است که از استاد سؤال بپرسید یا درخواست قراری برای ملاقات با او برای بحث بیشتر کنید. بدون دعوت به اقدام، ایمیل شما ممکن است در پوشه “بعد بخوانید” پرتاب شود. به طور خلاصه زمان‌هایی را که در دسترس هستید (یعنی دوشنبه تا چهارشنبه از ساعت 11 تا 16) درج کنید و اطلاعات تماس خود را بنویسید. پرسیدن سوال جالب به شما کمک می‌کند تا پاسخ و مصاحبه احتمالی را دریافت کنید.

مرحله 4: افزونه‌های ایمیل

همیشه یک امضای ایمیل را در ایمیل های خود قرار دهید و بسیار توصیه می‌کنیم این کار را انجام دهید. این یک راه ظریف برای ایجاد تأثیر است. امضای ایمیل شما باید دارای مدرک تحصیلی، پست یا جایگاه سازمانی و جزئیات تماس باشد. اگر ایمیل سازمانی از دانشگاه خود دارید، به جای جیمیل یا یاهو از آن استفاده کنید. این کار باعث اعتبار  بیشتر می‌شود. به استاد نیز این ایده را می‌دهد که شما در حال حاضر در دانشگاه هستید.

از به کار بردن اصطلاحات آقای عزیز/ سلام آقا/ خانم محترم، Dear Sir/ Hello Sir/ Dear Ms خودداری کنید. این کلمات خیلی کلی هستند.

همیشه استاد را با “دکتر” + “نام خانوادگی”خطاب کنید.  “Dr.” + “last name.”

در نهایت، ضروری است که ایمیل را از نظر خطاهای دستوری یا ساختار جمله بررسی کنید و مطمئن شوید که حرفه‌ای نوشتید و علاقه شما را به پژوهش نشان می‌دهد.

مثالی از یک ایمیل بد:

Hi Henrietta,

My name is Name and I am a major in Major. Is there space in your lab for an undergraduate? If so, what is the pay rate?

Thanks, Name

مثالی از یک ایمیل خوب:

Hi Dr. Hopkins,

I hope this email finds you well. What did you find fascinating about their research. Expression of interest in a specific paper or topic.  Your work aligns with my previous experiences in X and Y and I am contacting you to apply for a postdoctoral research position in your lab.

I did a Master’s in X and Y and obtained experience in research experience or class, confirming my intention to develop my research skills and goal.

I have attached my CV and transcripts. I would appreciate the chance to speak to you about your research on a topic of interest. Please let me know if there is any other information I can provide. I look forward to hearing from you soon.

Best,

Your Name

Email signature

نتیجه‌گیری

فرستادن ایمیل سرد می‌تواند برای اول بار دشوار باشد، اما زمانی که آن را درک کنید، می‌تواند بسیار موثر باشد. اگر بلافاصله پاسخ مثبت دریافت نکردید، ناامید نشوید. مثل همه چیزها، این مورد هم زمان و تمرین می‌خواهد. به یاد داشته باشید، تنها چیزی که لازم است یک “بله” است!