چگونه ایمیل‌های حرفه‌ای به زبان انگلیسی بنویسیم؟

درس اول: آشنایی با ساختار ابتدایی ایمیل انگلیسی: بایدها و نبایدهای ایمیل حرفه‌ای

در این مقاله به بخش‌های اصلی یک ایمیل حرفه‌ای می‌پردازم و بر نکاتی تمرکز می‌کنم که باید رعایت شوند یا از آن‌ها پرهیز کرد. هدف این است که در پایان، درک روشنی از ساختار یک ایمیل حرفه‌ای به زبان انگلیسی داشته باشید. پیش از هر چیز، به ایمیل‌هایی فکر کنید که تاکنون برای دیگران فرستاده‌اید. ظاهر آن‌ها چگونه بوده است؟ آیا برای محیط‌های کاری یا دانشگاهی مناسب بوده‌اند؟ آیا می‌توان از آن‌ها برای درخواست شغل جدید یا برقراری یک ارتباط حرفه‌ای مهم استفاده کرد؟

اولین نکته : 

حتماً ایمیلی داشته باشید که حرفه‌ای به نظر برسد. یعنی مربوط به سازمان، دانشگاه یا پلتفرم شناخته شده باشد. مثلاً ایمیل شخصی شما ممکن است چندان برای کار و فعالیت علمی مناسب نباشد، به همین دلیل بهتر است از ایمیل محل کار یا دانشگاهی خود استفاده کنید. توصیه می شود از  نام و نام خانوادگی خود در ایمیل استفاده کنید. نیازی نیست حتماً نام کامل‌تان را ذکر کنید، ولی بهتر است ایمیل‌تان طوری باشد که گیرنده بتواند به راحتی شما را شناسایی کند.

چهار بخش اصلی یک ایمیل و نحوهٔ نوشتن آن‌ها: 

الف- خط موضوع (subject line) 

ب- احوال‌پرسی یا خطاب (greeting) 

ج- متن ایمیل (email text) 

د- پایان‌بندی (closing)

شاید این موضوعات به نظر برسد ساده است، اما بررسی دقیق هر قسمت واقعاً ارزشش را دارد.

الف: خط موضوع

• این اولین چیزی است که هنگام نوشتن ایمیل باید بنویسید.
• خط موضوع باید موضوع ایمیل را معرفی کند و ذهن خواننده را روی موضوع متمرکز کند.
• مثال‌هایی زیر  مشخص می کند که موضوع ایمیل در آن‌ها نامشخص است:

مثال: خط موضوع ضعیف:

Subject: Hello

Subject: Dear Gorgy

مثال: خط موضوع بهتر:

Subject: Requesting a meeting

Subject: Cancelling my order

• خط موضوع باید واضح و دقیق باشد تا خواننده فوراً بداند چرا این ایمیل را دریافت کرده است.

و اما یک اشتباه رایج: 

فراموش نکنید نکات پایه‌ای نگارش در زبان انگلیسی مانند املا، دستور زبان، نقطه‌گذاری و استفادهٔ درست از حروف بزرگ اهمیت دارد؛حتی در خط موضوع!

ب: احوال‌پرسی

• این بخش باید رسمی و غیر صمیمی باشد.
• اگر از برخی جزئیات مخاطب اطلاع دارید، کار راحت‌تر است.
• مثلاً اگر گیرنده مرد است، خطاب کردن او به عنوان «خانم» عجیب خواهد بود.
• اگر مطمئن نیستید، از عناوین خنثی از نظر جنسیت استفاده کنید؛ مثلاً:

 Dear Professor Lee

 Dear Director Smith

• و اگر هیچ اطلاعات خاصی ندارید:

 Dear Sir / Madam

To whom it may concern

• همچنین می‌توانید از آن در مواقعی که به شرکتی مانند داروپخش، بانک یا شرکت هواپیمایی خطاب می‌کنید، استفاده کنید. اگر به یک گروه خطاب می‌کنید، می‌توانید از چنین عباراتی برای احوالپرسی استفاده کنید.

ج: متن ایمیل (بدنه ایمیل)

• این طولانی‌ترین بخش ایمیل است و شامل پیام اصلی و جزئیات لازم است. اما باید مراقب باشید! ایمیل مثل رمان نوشتن نیست.
• ایمیل خود را مختصر و مفید نگه دارید، ترجیحاً در یک یا دو پاراگراف کوتاه، هر پاراگراف با سه تا چهار جمله.
• درخواست‌هایتان را به یک یا دو مورد محدود کنید.
• از لحن شاکی یا سرزنش‌گر پرهیز کنید؛ این کار خواننده را به حالت دفاعی می‌برد و احتمال همکاری‌اش را کاهش می‌دهد.
• در عوض، از « خود را تقصیر دانستن» استفاده کنید.
• مثلاً بگویید: «شاید سفارش من ناقص بوده» به جای اینکه بگویید «چرا سفارشم را نفرستادید؟
• همیشه قدردان باشید، اگر از کسی درخواست می‌کنید، حتماً یک جمله تشکر اضافه کنید، حتی اگر انجام دادن آن درخواست وظیفه شغلی او باشد.

د. پایان‌بندی

• در انتها عباراتی مانند «Best regards» یا «Regards» کافی هستند. رسمی و ساده.
• در امضا فقط نام و نام خانوادگی خود را بیاورید، بدون عنوان (مثل آقای، دکتر، مهندس و…)
• اطلاعات تماس اضافی مانند شماره تلفن را هم اگر لازم است، اضافه کنید.

نکته پایانی

• هیچ‌گاه قبل از پایان نگارش و بازبینی کامل، آدرس ایمیل گیرنده را وارد نکنید.
• ممکن است ناخواسته دکمه ارسال را فشار دهید و ایمیل را ناقص یا اشتباه ارسال کنید.
• در نهایت، به تفاوت‌های فرهنگی توجه داشته باشید.

درس 2: سازمان‌دهی، سبک نوشتاری و انتخاب‌های ویرایشی

در این درس یاد می‌گیریم چطور با نوشتن واضح، منظم و کوتاه، ایمیل‌هایی حرفه‌ای و خواندنی بنویسیم.

چرا کوتاه‌نویسی اهمیت دارد؟

گاهی ایمیل‌هایی که دریافت می‌کنیم گیج‌کننده‌اند یا خیلی شلوغ هستند، یا اطلاعات زیادی دارند که مهم‌ترین بخش را در بین آن‌ها پیدا نمی‌کنیم.

نکته‌ کلیدی: پیام‌تان را تا حد امکان مختصر و واضح بنویسید.

نکته الهام‌بخش: لوئیس بروکس معتقد است: نوشتن، ۱درصد الهام و ۹۹درصد حذف کردن است. یعنی نوشتن خوب، بیش از آن‌که به خلاقیت مربوط باشد، به مهارت در حذف چیزهای غیرضروری بستگی دارد.

چطور حرفه‌ای و مختصر بنویسیم؟

• با کلمات خودتان بنویسید، ساده و صادقانه
• از اضافه‌گویی، صفت‌های زیاد، قیدها و کلمات پرکننده پرهیز کنید.
• اغلب از صفات و قیدهای زیادی استفاده می‌کنیم که واقعاً لازم نیستند.
• اغلب کلمات غیرضروری می‌نویسیم.

جمله‌ای مثل

.The extremely tall and incredibly intimidating man quickly and silently walked into the very old and slightly creepy building

در این جمله: صفات اضافی  extremely tall, incredibly intimidating, very old, slightly creepy و قیدهای اضافیquickly, silently باعث می‌شوند جمله بیش از حد توصیفی و شلوغ شود، بدون اینکه اطلاعات ضروری زیادی اضافه کنند.

 

بهتر است به صورت:

.The tall man walked into the old building

این جمله: واضح‌تر و روان‌تر است، همچنان اطلاعات اصلی را منتقل می‌کند، خواننده را کمتر خسته می‌کند.

دو جمله معنای مشابهی دارند، اما دومی کوتاه‌تر و روان‌تر است.

• به نوشتن مثل گفتگو با دوست جدید نگاه کنید!
• در آغاز دوستی با کسی، مراقب حرف زدن‌مان هستیم – در ایمیل هم باید همین‌طور باشیم.
• به کلمات مثل طلا و پلاتین نگاه کنید: کم ولی باارزش!

یک باید و یک نباید

❌ از ساختار مجهول (Passive Voice) استفاده نکنید

✅ جملات واضح و فعال بنویسید.

مثال:

نادرست

Powerful emails are written by people

درست

People write powerful emails

در جمله‌ی دوم، فاعل (people) مستقیماً عمل را انجام می‌دهد – روشن‌تر و تأثیرگذارتر است.

دربارهٔ وضوح (Clarity)

اطلاعات را به ترتیب منطقی ارائه دهید، به‌خصوص هنگام اعلام یک رویداد یا جلسه:

1. نام رویداد 
2. زمان و مدت 
3. محل دقیق برگزاری 

سپس، بعد از نوشتن، یک‌بار از نگاه خواننده به آن نگاه کنید:

• آیا همه چیز واضح است؟
• آیا اطلاعات کامل است؟

🚫 کلماتی که نباید در ایمیل‌های حرفه‌ای استفاده کنید:

– must (باید)

– should (باید)

– demand (تقاضا کردن)

– require (ملزم بودن)

– necessity (ضرورت)

• این‌ها ممکن است برای خواننده لحنی خشن یا دستوری داشته باشند، به‌ویژه در ارتباطات جدید.
• سعی کنید از واژه‌هایی ملایم‌تر و بی‌طرف استفاده کنید تا تأثیر بهتری بگذارید.

نمونه‌ها و جمع‌بندی

دو نمونه ایمیل بررسی شدند:

دو نمونه ایمیل انگلیسی برای یک موقعیت مشابه می‌بینید: درخواست جلسه با یک همکار. یکی از ایمیل‌ها ساده، دقیق و حرفه‌ای نوشته شده و دیگری شلوغ، نامنظم و غیرحرفه‌ای است.

✅ ایمیل خوب: ساده، دقیق و مؤثر: سریع خوانده می شود

Subject: Meeting Request – Project Update

,Hi Sarah

I hope you’re doing well. I’d like to schedule a short meeting this week to discuss the latest updates on the marketing project. Would you be available on Wednesday or Thursday afternoon?

Let me know what works best for you.

Best regards,
Jason

🔍 چرا این ایمیل خوب است:

• عنوان (subject) واضح و مرتبط است.
• لحن حرفه‌ای و مؤدبانه دارد.
• هدف ایمیل مشخص است.
• زمان‌های پیشنهادی برای جلسه ارائه شده‌اند.
• کوتاه و خوانا است.

❌ ایمیل بد: شلوغ، نامنظم و غیرحرفه‌ای: اغلب نادیده گرفته می‌شود

Subject: Hey

Hey Sarah,

So I was thinking maybe we should probably have a meeting or something sometime soon, like maybe this week or next, I’m not really sure when you’re free but I guess we can figure it out later. Anyway, I’ve been kind of working on the marketing stuff and there’s a lot to talk about, I think. Let me know, I guess.

Thanks,
J

🔍 چرا این ایمیل ضعیف است:

• عنوان نامشخص و غیررسمی است.
• جمله‌ها طولانی، مبهم و نامنظم هستند.
• هدف ایمیل مشخص نیست.
• زمان مشخصی برای جلسه پیشنهاد نشده.
• لحن بیش از حد غیررسمی است.

جمع‌بندی

• کوتاه‌نویسی هنر است، ویراستار خودتان باشید.
• بعد از نوشتن، کمی فاصله بگیرید، سپس متن را بازبینی کنید.
• نظم و ترتیب را رعایت کنید.
• از کلمات تحکمی و آزاردهنده پرهیز کنید.
• لحن‌تان دوستانه، مؤدب و بی‌تکلف باشد.

درس سوم: اشتباهات رایج در نقطه گذاری

• نشانه‌گذاری (Punctuation)، یعنی همان علامت‌های کوچک در نوشتار، مانند نقطه یا ویرگول.
• نشانه‌ها درست مانند علائم راهنمایی و رانندگی هستند.
• اگر رانندگان آن‌ها را نادیده بگیرند، ترافیک سنگین‌تر شده و تصادف‌های زیادی رخ می‌دهد. درست مثل تابلوهای رانندگی که در هر کشوری ممکن است فرق داشته باشند، قوانین نشانه‌گذاری هم در زبان‌های مختلف متفاوت‌اند. پس فهمیدن قوانین در زبان انگلیسی وقتی در حال نوشتن هستید اهمیت زیادی دارد.

در این درس، می‌خواهم روی شش مورد از رایج‌ترین و ساده‌ترین خطاهایی که به‌راحتی قابل تشخیص هستند تمرکز کنیم:

1. آپاستروف یا علامت مالکیت (Apostrophe)
2. علامت تعجب (!)
3. ویرگول (،)
4. نقطه‌ویرگول (؛)
5. نقل‌قول (” “)
6. شکلک‌ها یا نمادهای پیامکی (مثل 😊)

آپاستروف (Apostrophe):

این علامت برای نشان دادن مالکیت استفاده می‌شود. مثل: 

– Suzi’s laptop لپ‌تاپ سوزی

– Gerry’s address آدرس جری

اگر از آپاستروف در شکل‌های کوتاه‌شدهٔ افعال استفاده می‌کنید، مثل can’t، wouldn’t بهتر است از آن‌ها در ایمیل‌های حرفه‌ای استفاده نکنید.

علامت تعجب (!):

• یکی از پرکاربردترین و در عین حال بیش‌ازحد استفاده‌شده‌ترین نشانه‌های نگارشی است.
• اگر صادقانه بگوییم، این علامت تقریباً هیچ وقت نباید در ایمیل‌های رسمی به کار برود.
• و اگر هم استفاده می‌کنید، فقط یک بار کافی است.

ویرگول (Comma):

• بهترین راه برای استفادهٔ درست از ویرگول این است که ایمیل‌تان را با صدای بلند بخوانید. مثلاً:

Hey Suzi, for our meeting later today, I will bring all of the supplies. If you have time, could you pick up the coffee and snacks on your way? Thanks, Gerry.

• هر جا مکث می‌کنید، احتمالاً باید یک ویرگول بگذارید.
• همچنین وقتی از واژه‌های FANBOYS استفاده می‌کنید – یعنی:  for, and, nor, but, or, yet, so و با آن‌ها دو جمله را به هم وصل می‌کنید، از ویرگول استفاده کنید.
• قبل از نام‌های جغرافیایی مانند Moscow, Russia یا Paris, France
• در تاریخ‌ها (مثل October 10, 2011)
• و در کنار عنوان‌های شغلی مانند Philip Hollingsworth, MD

نقطه‌ویرگول (Semicolon):

• این یکی از چیزهایی است که همیشه گوشزد می‌کنم. بیشتر مواقع اشتباه به‌کار می‌رود تا درست.
• من شخصاً از آن دوری می‌کنم، حتی اگر کمی شک داشته باشم. به‌جای آن، سعی می‌کنم طوری بنویسم که نیازی به استفاده از آن نباشد.
• اما اگر واقعاً مجبور شدید از نقطه‌ویرگول استفاده کنید، یکی از قوانین اصلی این است: از آن زمانی استفاده کنید که بخشی از یک سری (لیست) شامل کاما باشد.

نقل‌قول (” “):

• این علامت برای تاکید نیست. مثلاً نباید بنویسید:

I would “really: like to meet you.

 

• بلکه باید فقط زمانی از نقل‌قول استفاده کنید که “در حال نقل دقیق حرف کسی باشید”.

مثال درست: 

He said, “I would really like to meet you.”

• استفاده از علامت نقل‌قول قوانین خاص خودش را دارد و سخت هم هست.

شکلک‌ها (Emoticons):

• از شکلک‌هایی که در پیام‌های متنی به کار می‌برید، در ایمیل استفاده نکنید.
• اگر با طرف مقابل‌تان آن‌قدر صمیمی هستید که به او پیامک بزنید، دیگر نیازی به ایمیل حرفه‌ای ندارید.
• در واقع، سبک نوشتار پیام و ایمیل باید جداگانه رعایت شود.

نقطه (Period):

فراموش نکنید در پایان هر جمله (مگر سؤال باشد)، نقطه بگذارید.

جمع بندی

ما در این درس یاد گرفتیم:

• چگونه و چه زمانی از آپاستروف استفاده کنیم.
• چرا نباید از علامت تعجب زیاد استفاده کنیم.
• کجا باید ویرگول بگذاریم.
• چگونه نقطه‌ویرگول را بشناسیم و بهتر است از آن پرهیز کنیم.
• نقل‌قول‌ها را فقط در مواقع ضروری و دقیق به‌کار ببریم.
• از شکلک‌ها در ایمیل‌های حرفه‌ای استفاده نکنیم.
• و فراموش نکنیم از نقطه در انتهای جملات استفاده کنیم.

درس چهارم: اشتباهات رایج در به‌کاربردن حروف بزرگ (Capitalization)

در این درس، سه بخش اصلی درباره اشتباهات رایج در کاربرد حروف بزرگ در انگلیسی را بررسی می‌کنیم:

1. اسامی خاص (Proper Nouns) 
2. افراد و عناوین رسمی آن‌ها 
3. عنوان‌های رسانه‌ای (مانند کتاب‌ها، روزنامه‌ها، مجلات و فیلم‌ها)

چرا استفاده درست از حروف بزرگ اهمیت دارد؟

دو دلیل اصلی وجود دارد:

• اول اینکه: اگر مثلاً نام شخص، شرکت یا شهری را با حرف کوچک بنویسید، ممکن است باعث **توهین یا بی‌احترامی** به خواننده شود.
• دوم: بی‌توجهی به قوانین حروف بزرگ، می‌تواند باعث **برداشت منفی** خواننده نسبت به شما شود و تصویر حرفه‌ای‌تان را تضعیف کند.

قوانین اصلی

• همیشه جمله را با حرف بزرگ شروع کنید**، چه در آغاز متن باشد، چه بعد از نقطه (.) برای شروع جمله بعدی.
• حتی اگر جمله با نام‌هایی مانند iPhone یا eBay آغاز شود، باید با حرف بزرگ نوشته شود.
• همیشه از حروف بزرگ برای اسامی خاص استفاده کنید. یعنی چیزهایی که فقط **یک نمونه یکتا** دارند، مانند:

     – Great Pyramids 

     – Tokyo, Japan

• صفت‌هایی که از اسامی خاص ساخته شده‌اند هم با حروف بزرگ نوشته می‌شوند:

   – French wine (شراب فرانسوی) 

   – Italian sports cars (ماشین‌های اسپرت ایتالیایی) 

   – Colombian coffee (قهوه کلمبیایی)

• افراد و عناوینشان: افراد نیز اسامی خاص محسوب می‌شوند، مخصوصاً وقتی با **عنوان رسمی** به آن‌ها اشاره می‌کنیم:

– The Pope یا Pope Francis 

– The Queen یا Queen Elizabeth 

– President Obama یا The President (زمانی که مستقیماً به او اشاره داریم)

 اگر بگویید: 

“the president will travel to California”

در اینجا لازم نیست “president” با حرف بزرگ نوشته شود، چون به‌صورت کلی و نه به‌طور خاص به او اشاره شده است.

• تفاوت عنوان رسمی با شغل:

اشتباه نکنید:

**Coach Ellis** در اینجا Coach یک عنوان رسمی است و با حرف بزرگ نوشته می‌شود.

اما در جمله‌ای مثل: 

“Manchester United team owner Malcom Glazer”

عبارت “team owner” شغل است، نه عنوان رسمی – پس **با حرف کوچک** نوشته می‌شود.

• عنوان‌های رسانه‌ای (کتاب، روزنامه، مجله، فیلم): باید با حروف بزرگ نوشته شوند:

روزنامه‌ها: *The New York Times*, *The London Herald Tribune* 

مجلات: *Vanity Fair*, *Time* 

فیلم‌ها و کتاب‌ها: *Lord of the Rings*

نکته: در عنوان‌ها، **حروف اضافه** مثل “of” معمولاً با **حرف کوچک** نوشته می‌شوند، مگر اینکه **اول عنوان قرار بگیرند**-در آن صورت باید با حرف بزرگ نوشته شوند.

جمع‌بندی

ما در این درس با سه حوزه از قوانین استفاده از حروف بزرگ شامل اسامی خاص (Proper Nouns)، افراد و عناوین رسمی‌شان، عنوان‌های رسانه‌ای (Media Titles) آشنا شدیم.