بایگانی برچسب برای: ایمیل سرد

درس اول: چگونه موضوع (subject line) و متن ایمیل مؤثری بنویسید.

این مقاله برای شما بسیار مفید خواهد بود، چون شامل نمونه‌هایی از عبارت‌ها و جملاتی است که می‌توانید فوراً در ایمیل‌هایتان استفاده کنید تا ارتباط حرفه‌ای خود را بهبود ببخشید.

قبل از شروع یک سؤال:

امروزه یک فرد شاغل به‌طور میانگین روزانه ده‌ها ایمیل دریافت می‌کند. برای مدیران ارشد و اساتید دانشگاه، این عدد حتی دو برابر هم می‌شود. اما واقعاً چندتا از این ایمیل‌ها باز می‌شوند؟ قطعاً نه همه. پس برای اینکه ایمیل شما در میان انبوه پیام‌ها دیده شود، باید خط موضوعی داشته باشد که بلافاصله توجه مخاطب را جلب کند. این خط موضوع باید کوتاه، روشن و مستقیم باشد – درست مثل تابلویی درخشان در شلوغی خیابان.

چگونه خط موضوع را بنویسید؟

1)کوتاه بنویسید

• قبلاً هم گفتیم ایمیل باید کوتاه باشد، ولی خط موضوع هم به اندازه خودش مهم است.
• بیشتر کارشناسان پیشنهاد می‌کنند خط موضوع کمتر از ۵۰ حرف باشد، یعنی حدود ۵ تا ۷ کلمه.
•  از آن‌جایی که خیلی‌ها با موبایل ایمیل می‌خوانند، بهتر است خط موضوع حدود ۲۵ تا ۳۰ حرف (۳ تا ۵ کلمه) باشد تا کامل دیده شود.
• می‌توانید از سایت‌هایی مانند https://www.lettercount.com برای شمردن حروف استفاده کنید.

2) واضح و شفاف باشید

دو راهکار ساده:

• کلیدواژه‌های مرتبط با موضوع ایمیل را در خط موضوع بیاورید.
• مهم‌ترین واژه‌ها را در ابتدای خط موضوع قرار دهید.

مثال: فرض کنید می‌خواهید خود را معرفی کنید:

می‌توانید بنویسید:

“Introduction – Maryam Rezaei”

اگر برای درخواست شغل است:

“Job Application – Marketing Assistant”

ممکن است ساده به‌نظر برسند، اما استخدام‌کننده‌ها ایمیل‌هایشان را بر اساس همین واژه‌ها فیلتر می‌کنند. پس سادگی خودش یک مزیت است.

اگر قصد ملاقات با کسی را دارید، از واژه‌هایی مثل “meeting request” یا “schedule meeting” استفاده کنید.

3) مستقیم و مشخص بنویسید

راهکارهایی برای مشخص‌نویسی:

• اگر مدرک یا گواهی‌نامه مرتبط با شغل دارید، در خط موضوع بیاورید.
• اگر موقعیت شغلی شناسه (ID) دارد، آن را نیز اضافه کنید.

در ایمیل‌های اطلاع‌رسانی، حتماً از افعال کنشی (action verbs) استفاده کنید.

مثال:

 “Join Us for Workshop – June 15”

 “Submit Report by Friday”

توجه کنید: جمله کامل نوشتن الزامی نیست، اما کلمات کلیدی باید حضور داشته باشند. به جای ضمیرهایی مانند “we” یا “our”، بهتر است **نام شرکت** را استفاده کنید تا مشخص‌تر باشد. اگر درخواست جلسه دارید، با نوشتن زمان، تاریخ، موضوع یا مکان جلسه دقیق‌تر و واضح‌تر عمل کنید.

مثال:

– “Request: Marketing Sync – June 5, 3 PM”

هنگام لغو کردن یک رویداد یا جلسه، حتماً مشخص کنید **چه چیزی** را لغو می‌کنید تا خواننده دچار سردرگمی نشود.

4) قوانین حروف بزرگ را رعایت کنید

یادتان هست در چگونه ایمیل‌های حرفه‌ای به زبان انگلیسی بنویسیم؟ گفتیم کلمات محتوایی (مانند نام‌ها، افعال، صفات)** باید با حرف بزرگ نوشته شوند، اما حروف اضافه مثل of, in, at خیر.

مثال درست:

 “Team Meeting at Headquarters”

 “Invitation to Product Launch” (نه: Invitation To Product Launch)

جمع‌بندی:

خط موضوع باید مؤثر باشد تا خواننده را جذب کند. باید:

• کوتاه باشد (کمتر از ۵۰ کاراکتر، ترجیحاً ۲۵–۳۰)
• واضح باشد (کلیدواژه‌ها و ترتیب مناسب)
• مستقیم باشد (با جزئیات مرتبط و افعال کنشی)
• نگارش درست داشته باشد (حروف بزرگ درست)

برخی کارشناسان پیشنهاد می‌کنند خط موضوع را آخر بنویسید، اما توصیه می‌کنیم از خط موضوع شروع کنید. چون:

• به شما برای نوشتن متن ایمیل جهت می‌دهد.
• فراموش نمی‌کنید که خط موضوع را بنویسید (یکی از رایج‌ترین اشتباه‌ها).

 درس دوم: شروع به نوشتن ایمیل انگلیسی کنید: نوشتن متن ایمیل منظم

در این درس، درباره نوشتن متن ایمیل صحبت می‌کنیم. متن ایمیل همان پیامی است که می‌خواهید ارسال کنید و مهم‌ترین بخش در نوشتن ایمیل محسوب می‌شود. متن ایمیل از سه بخش اصلی تشکیل شده است:

• مقدمه (Introduction)
• بدنه یا توضیح (Development)
• نتیجه‌گیری (Conclusion)

با استفاده از مثال‌ها و ارائه راهکارهای کاربردی، این سه بخش را باهم بررسی می‌کنیم تا بتوانید آن‌ها را به شکل مؤثر و شفاف بنویسید.

بخش اول: مقدمه (Introduction)

مقدمه به خواننده نشان می‌دهد که چه کسی در حال نوشتن است و موضوع ایمیل چیست. این معمولاً در اولین جمله پیام بیان می‌شود. مقدمه یکی از مهم‌ترین بخش‌های ایمیل است، چون اولین برداشت خواننده را شکل می‌دهد. برای نوشتن مقدمه، باید دو عنصر را در نظر بگیرید: نویسنده (Author) و هدف ایمیل (Purpose)

نویسنده (Author): از نظر گرامری، نویسنده، فاعل اولین جمله ایمیل شماست. دو راه برای بیان نویسنده وجود دارد: 1) نوشتن نام، عنوان شغلی یا سازمان 2) یا استفاده از ضمیر مثل I یا we

اگر اولین بار است که به شخصی ایمیل می‌زنید، حتماً نام، عنوان شغلی و سازمان خود را بنویسید.

مثال: 

My name is Maryam Asadi, and I am a customer service manager at XYZ Company.

اما اگر قبلاً با مخاطب صحبت کرده‌اید یا ارتباطی وجود داشته، می‌توانید از ضمیر استفاده کنید:

I’m writing to follow up on our previous meeting.

ایده کلیدی (Controlling Idea): این جمله هدف اصلی شما از ارسال ایمیل را بیان می‌کند؛ یعنی قصد دارید چه چیزی را با ایمیل خود انجام دهید یا انتقال دهید.

در مثال بالا:

“I am a customer service manager at XYZ Company”

این بخش، هم نویسنده را معرفی می‌کند، و هم هدف کلی را (ارائه خدمات مشتری).

بخش دوم: بدنه یا توسعه (Development)

همان‌طور که از نامش پیداست، در این قسمت باید هدف ایمیلتان را با جزئیات کافی توضیح دهید. بهترین روش برای سازمان‌دهی این بخش:

از خودتان بپرسید: چه کسی؟ چه چیزی؟ کی؟ کجا؟ چرا؟ چگونه؟

مثال:

I will be sending out our updated product catalog every two weeks.

پاسخ به سؤال: چند وقت یک‌بار؟

The new catalog highlights our eco-friendly packaging and premium line of teas.

پاسخ به سؤال: چه چیزی مهم است؟

با نوشتن این سؤالات قبل از شروع، هم ساختار بهتری به ایمیل می‌دهید و هم پیام‌تان هدفمندتر می‌شود.

بخش سوم: نتیجه‌گیری (Conclusion)

نتیجه‌گیری معمولاً یک جمله کوتاه است و شامل تشکر یا انتقال حس مثبت به خواننده است. واژه‌های نشان‌دهنده قدردانی:

Thank (تشکر) 

Appreciate (قدردانی) 

Be glad about (خوشحال بودن از) 

مثال:

Thank you for your time and attention. 

I appreciate your quick response.

واژه‌های مثبت و خوشبینانه:

Hope (امید داشتن) 

Wish (آرزوی موفقیت داشتن) 

Look forward to (مشتاقانه منتظر بودن برای دریافت پاسخ یا ادامه ارتباط)

مثال: 

I hope we can meet soon. 

I look forward to hearing from you.

می‌توانید قدردانی و مثبت‌اندیشی را باهم ترکیب کنید- مثال:

Thank you again, and I hope you have a great day.

در فرهنگ آمریکایی، خوش‌بینی و احترام در ارتباطات ایمیلی نشانهٔ حرفه‌ای بودن تلقی می‌شود و به ایجاد حس اعتماد کمک می‌کند.

جمع‌بندی

در این درس آموختیم که متن ایمیل از سه بخش تشکیل می‌شود:

1) مقدمه: با معرفی نویسنده و هدف 

2) بدنه: با پاسخ دادن به سؤالات کلیدی چه چیزی، چرا، چگونه و…

3) نتیجه‌گیری: با بیان تشکر یا انتقال حس مثبت

درس سوم: انواع ایمیل: ایمیل معرفی (Introduction Emails) و ایمیل آگهی (Announcement Emails)

در این درس، با اهداف اصلی و روش‌های مناسب برای نوشتن این دو نوع ایمیل آشنا می‌شوید.

بخش اول: ایمیل‌های معرفی

به لحظه‌ای در زندگیتان فکر کنید که با فردی آشنا شدید که الان نقش مهمی در زندگیتان دارد. آن لحظه چه حسی داشتید؟ چقدر بر مسیر زندگیتان تأثیر گذاشته است؟  ایمیل‌های معرفی هم می‌تواند چنین تأثیری داشته باشد. در این نوع ایمیل‌ها، ممکن است خودتان را معرفی کنید یا دو نفر از همکارانت را که فکر می‌کنید همکاری خوبی باهم خواهند داشت، به هم معرفی کنید. برای هر دو حالت، چند نکته ساده را باید رعایت کنید:

1)خط موضوع (Subject Line):  باید واضح و مستقیم باشد. خواننده فوراً باید متوجه شود که این معرفی ممکن است برایش سودمند باشد.

2)متن ایمیل: خیلی صریح بگویید چه کسی هستید و  چه ارزشی می‌توانید برای خواننده داشته باشید.

مثلاً چه مهارت‌ها، تجربیات یا توانایی‌هایی دارید که می تواند برای او مفید باشد. اگر دو نفر را به هم معرفی می‌کنید، توضیح بدهید که چرا فکر می‌کنید همکاری با آنها نتیجه بخش است.

بخش دوم: ایمیل‌های اطلاع‌رسانی

ایمیل‌های اطلاع‌رسانی تفاوت‌هایی با ایمیل‌های معرفی دارند، ولی قانون‌های مربوط به خط موضوع و احوال‌پرسی همچنان برقرار هستند. این ایمیل‌ها معمولاً به مخاطبان حرفه‌ای اطلاع می‌دهد که چیزی جدید وجود دارد. ممکن است یک محصول یا خدمات جدید باشد یا افتتاح یک شعبه یا تغییر مکان شرکت باشد.

نکته‌های مهم:

• اطلاعات باید دقیق و روشن باشد. از همان ابتدا اطلاعات را درست بنویسید، چون هیچ چیز کمتر از ارسال یک ایمیل صحیح، حرفه‌ای بودن شما را زیر سوال نمی‌برد.
• اگر دارید جلسه‌ای تنظیم می‌کنید یا اطلاع‌رسانی مهمی انجام داده‌اید، ممکن است مردم درخواست اطلاعات بیشتر بدهند.
• سؤالات را با دقت بخوانید و مطمئن شوید هیچ سوالی بی‌پاسخ نماند. حتی به سوالات احتمالی بعدی هم فکر کنید تا جواب‌های شما کامل و دقیق باشد.

جمع‌بندی:

در این درس، دو نوع ایمیل بررسی شدند: ایمیل معرفی و ایمیل اطلاع‌رسانی و نکات کلیدی زیر را یاد گرفتیم:

• در هر دو نوع، خط موضوع باید هدف ایمیل را به‌وضوح نمایش دهد.
• در ایمیل‌های معرفی، توضیح بدهید چرا شناختن شما یا شخص معرفی‌شده می‌تواند برای خواننده مهم باشد.
• در ایمیل‌های اطلاع‌رسانی، حتماً دوبار اطلاعات را بازبینی کنید تا دقیق باشند و نیاز به ایمیل تصحیحی پیش نیاد.

در ادامه، زبان مناسب هر نوع ایمیل را بررسی می‌کنند تا بتوانید پیام‌های حرفه‌ای‌تری برای رسیدن به اهداف شغلی‌تان ارسال کنید.

درس چهارم: جملات و عبارات کلیدی در ایمیل معرفی و ایمیل آگهی

دانستن اینکه چگونه این ایمیل‌ها را با زبان مناسب بنویسید، تأثیرگذاری ارتباطات کاری‌تان را بیشتر می‌کند. بیایید خیلی سریع ساختار کلی یک ایمیل را مرور کنیم، و بعد به زبان خاصی که برای این دو نوع ایمیل استفاده می‌شود، بپردازیم. همان‌طور که در درس‌های قبل یاد گرفتیم، خط موضوع (subject line) و احوال‌پرسی (greeting) تقریباً همیشه ساختاری مشابه دارند. یادتان باشد هیچ اطلاعات غیرضروری را وارد نکنید و هدف ایمیل را به‌روشنی در خط موضوع بیان کنید.

در متن ایمیل، ابتدا با جمله معرفی (introduction) شروع می‌کنید که مشخص می‌کند نویسنده کیست. سپس ایده محوری (controlling idea) می‌آید که هدف ایمیل را با جزئیات بیشتری بیان می‌کند. بعد از آن بدنه اصلی ایمیل (development) نوشته می‌شود. در پایان نیز نتیجه‌گیری و جمله پایانی ساده (conclusion and closing) قرار دارد.

 ایمیل‌های معرفی

اگر در حال معرفی خودتان هستید، طبیعتاً با معرفی خود شروع می‌کنید:

“My name is Gerry Landers, and I am with the Georgia Tech Language Institute in Atlanta, GA.”

“My name is Elizabeth Brown, and I am the General Manager at ABC, Inc.”

اگر در حال حاضر شاغل نیستید، می‌توانید بگویید دانشجو هستید یا به‌تازگی فارغ‌التحصیل شده‌اید. در این صورت، نام دانشگاه و مدرک یا گواهینامه‌تان را وارد کنید.

سپس، ایده محوری باید مشخص کند چرا خود را معرفی می‌کنید.

مثال

“I am interested in learning more about Coursera, and I would like more information about creating an online course.”

“I am very interested in your product. I will be in your city, and I would like to visit your factory.”

در قسمت بدنه ایمیل (development)، می‌توانید سؤالاتی مانند: چه کسی می‌تواند دوره آنلاین بسازد؟، مراحل کار چیست؟، از کجا اطلاعات بیشتری بگیرم؟ را به‌صورت مستقیم یا با لحنی مؤدبانه و رسمی‌تر بیان کنید.

معرفی دو نفر به یکدیگر

اگر می‌خواهید دو نفر را به هم معرفی کنید:

در subject line بنویسید:

Matt, meet Sarah.

Sarah, meet Matt.

Matt, have you met Sarah?

در ایده محوری بنویسید:

Matt, I would like to introduce you to Sarah.

Sarah, this is Matt. He is the person I told you about in our last meeting.

در توسعه متن، اطلاعاتی درباره شخصی که معرفی می‌کنید بیاورید؛ مثل پیش‌زمینه حرفه‌ای، شغل فعلی یا اطلاعات تماس.

یا اگر فقط می‌خواهید ارتباط آغاز شود، فقط اطلاعات تماس را ارسال کنید.

ایمیل‌های اطلاع‌رسانی (Announcement Emails)

ایمیل‌های اطلاع‌رسانی کمی متفاوت‌اند چون هدف این است که توجه خواننده را جلب کنید، بنابراین زبان آن‌ها معمولاً جذاب‌تر، صریح‌تر و حتی شبیه به تبلیغات است.

مثال‌های بخش معرفی:

“The Language Institute is pleased to inform you that we now offer Business Writing courses in the evening.”

“The ABC Company is opening a store near you.”

در بخش توسعه می‌نویسید:

“If our daytime class schedule is not great for you, we will now be here in the evening to help you reach your English learning goals. Contact us at info@esl.gatech.edu to apply.”

“We will have a full selection of products from all over the world for you all at one store.”

همان‌طور که دیدید، لحن این جملات مستقیم‌تر و مطمئن‌تر است.

انواع ایمیل اطلاع‌رسانی

دو نوع کلی داریم: 1) اطلاع‌رسانی عمومی 2) اطلاع‌رسانی جزئی‌تر با اطلاعات خاص

در نوع دوم، لازم است راهنمایی‌ها یا اطلاعات بیشتری ارائه کنید-مانند زمان، مکان، نحوه ثبت‌نام، و غیره. در این‌گونه ایمیل‌ها، ترتیب اطلاعات اهمیت زیادی دارد.   ایمیل باید به ترتیب به این سؤالات پاسخ دهد: چه کسی، چه چیزی، چه زمانی، کجا، چرا و چگونه

نتیجه‌گیری

برای هر دو نوع ایمیل، حتماً متن را با جمله‌ای مثبت، واژه‌ای برای قدردانی، و پایانی ساده تمام کنید. سپس امضا نام و اطلاعات تماس را اضافه کنید.

درس پنجم: چگونگی نوشتن ایمیل درخواست

ایمیل‌های درخواست (Request Emails)

در این درس، تمرکز ما روی عباراتی است که از واژه‌هایی مثل please، could،  would استفاده می‌کنند. همچنین یاد می‌گیرید چطور از عبارات would you mind و would like برای مودب‌تر کردن پیام‌تان استفاده کنید.

چرا ایمیل‌های درخواست مهم‌اند؟

در روابط کاری، اغلب هدف اصلی ما از ایمیل زدن درخواست چیزی از طرف مقابل است. مواردی مثل: درخواست اطلاعات درباره یک فرآیند، پرس‌وجو درباره فرصت‌های شغلی، درخواست آدرس یا مسیر،  درخواست فایل، سند یا وقت ملاقات. از آن‌جا که از طرف مقابل درخواستی دارید، مهم است که لحن شما مودب و محترمانه باشد.

روش اول: استفاده از «please»

در آمریکا، کودکان از سنین پایین یاد می‌گیرند که هنگام درخواست چیزی، از «please» استفاده کنند.

مثال‌ها:

Please send me your resume.

Please meet me today at 3 PM.

Please give me directions to your office.

روش دوم: استفاده از سوال با could / would

سؤال پرسیدن با could یا would روش دیگری برای مودب بودن است:

Could you send me your resume?

Could you meet me today at 3 PM?

Would you give me directions to your office?

حالا اگر بخواهید حتی مؤدب‌تر باشید، می‌توانید please را هم اضافه کنید:

Could you **please** send me your resume?

Could you **please** meet me today at 3?

Could you **please** give me the directions?

توجه کنید که واژه please دقیقاً قبل از فعل اصلی قرار می‌گیرد.

روش سوم: استفاده از “Would you mind”

عبارت Would you mind هم خیلی مؤدبانه است.

Would you mind sending me your resume?

Would you mind meeting me at 3 PM?

Would you mind giving me the directions?

نکته گرامری: بعد از “Would you mind”، فعل به صورت -ing (gerund) می‌آید.

روش چهارم: استفاده از “Would like”

عبارت would like معادل مودبانه فعل want (خواستن) است.

مثال‌ها:

I **want** to meet you at 3 PM → I **would like** to meet you at 3 PM

I **want** the directions to your office → I **would like** the directions to your office

تمرین: جمله «You have to send this by Friday» را مؤدبانه‌تر کنیم.

پیشنهادها:

Could you please send this by Friday?

I would appreciate it if you could send this by Friday.

Would you mind sending this by Friday?

اگر بیش از یک درخواست دارید.

روش اول: شماره‌گذاری

Please send your resume.

Please include three references.

روش دوم: استفاده از واژهٔ **also** برای درخواست دوم

مثال‌ها:

Please send me your resume.

Could you **also** include three references?

Could you meet me today at 3 PM?

I would **also** like directions to your office.

توجه: واژه **also** مانند please، قبل از فعل اصلی می‌آید.

پایان ایمیل: تشکر و قدردانی

پایان یک ایمیل درخواست باید حتماً شامل یک جمله قدردانی باشد:

عبارات ساده:

Thank you.

Sincere thanks.

I appreciate it.

عبارات کامل‌تر:

Thank you for your time.

I sincerely appreciate your help.

I’m grateful for your consideration.

اگر دنبال نمونه‌های بیشتر هستی، صفحه منابع درس رو چک کن.

جمع‌بندی

در این درس یاد گرفتیم چطور از واژه‌های please، could، would، would you mind،  would like برای ایجاد لحن مودبانه استفاده کنیم  ؛  چطور درخواست دوم را با کمک also مطرح کنیم؛ و چطور ایمیل را با عبارت‌های قدردانی به پایان ببریم. حالا تنها چیزی که باقی مونده، پایان رسمی ایمیل و امضای شماست.

درس ششم: چگونگی نوشتن ایمیل عذرخواهی

در این درس، یاد می‌گیریم چطور عذرخواهی‌های حرفه‌ای را در ایمیل‌ها بنویسیم. اما قبل از شروع، یک سؤال: در زبان خودتان، چند روش برای عذرخواهی وجود دارد؟ در زبان انگلیسی، راه‌های زیادی برای عذرخواهی وجود دارد و بسته به میزان مسئولیت شما در موقعیت پیش‌آمده، عبارت مناسب فرق می‌کند. در این درس تمرکز ما روی متداول‌ترین عبارت یعنی “I’m sorry” (متأسفم) است.

اما شما یاد می‌گیرید سه ساختار مختلف برای تکمیل آن، متناسب با نوع اشتباه و میزان تقصیرتان:

1. I’m sorry if
2. I’m sorry that
3. I’m sorry about

این سه ساختار شبیه هم به نظر می‌رسند، ولی کاربردهای متفاوتی دارند. بیایید با هم بررسی‌شان کنیم:

1. I’m sorry if…

این ساختار زمانی استفاده می‌شود که **مطمئن نیستید مقصر کیست-ممکن است تقصیر از شما باشد، یا از گیرنده ایمیل.

مثال:

I’m sorry if you didn’t receive the résumé I sent.

I’m sorry if I didn’t understand the directions correctly.

این نوع عذرخواهی مؤدبانه است و بدون مقصر دانستن طرف مقابل، احتمال مسئولیت دو طرف را مطرح می‌کند. این روش به خواننده هم فرصت می‌دهد تا بررسی کند شاید خودش هم در اشتباه نقشی داشته باشد. همان‌طور که در ماژول اول گفتیم: گاهی بهتر است **ابتدا عذرخواهی کنید و مسئولیت بپذیرید تا اینکه لحن‌تان سرزنش‌آمیز به نظر برسد.

2. I’m sorry that…

از این ساختار وقتی استفاده می‌کنیم که کاملاً مطمئن هستید مقصر شمایید. مثال:

I’m sorry that the correct file was not sent.

I’m sorry that our meeting next week needs to be cancelled.

در این موارد، بهتر است **اقدامی را برای جبران مشکل پیشنهاد بدهید. مثلاً ادامه بدهید:

I have included the correct file in this email.

Please check the new dates below at your convenience.

همیشه وقتی مشکلی رخ می‌دهد، مهم است راه‌حل ارائه کنید، به‌ویژه اگر شما باعث آن شده باشید.

3. I’m sorry about…

از این ساختار برای اشتباهات کوچک یا اشتباهات سطحی استفاده می‌کنیم؛ مثل اشتباه تایپی، غلط املایی، یا سوءتفاهم‌های جزئی.

مثال:

I’m sorry about the confusion. I will send you a new document with the correct address shortly.

چون این اشتباه به‌راحتی قابل اصلاح است، نیازی به توضیح طولانی ندارد. می‌توانید به‌جای confusion از کلماتی مثل delay (تاخیر) inconvenience (ناراحتی) هم استفاده کنید.

جمع‌بندی نهایی:

سه روش متفاوت برای گفتن “I’m sorry” را یاد گرفتیم:

| I’m sorry **if** | وقتی در مورد تقصیرتان مطمئن نیستید | I’m sorry if I misunderstood the request.|

| I’m sorry **that** | وقتی قطعاً خودتان مقصرید | I’m sorry that I sent the wrong file.|

| I’m sorry **about**| برای اشتباهات جزئی که اصلاحشان آسان است| I’m sorry about the typo in my last email.|

عذرخواهی نوشتن برای حفظ رابطهٔ خوب با مخاطب ضروری است. همچنیناولین قدم برای حل سوءتفاهم‌ها یا مشکلات ارتباطی است که ممکن است موفقیت یا شکست یک همکاری را رقم بزند.