چه چیزی محل کار کتابداران را “شاد” می‌سازد؟ بررسی کارکردهای سازمانی کتابخانه‌های دانشگاهی در کره جنوبی

چکیده:

در پاسخ به تغییرات سریع در محیط فناوری و اطلاعاتی، کتابخانه‌های دانشگاهی باید کارکرد سازمانی خود را به طور دقیق و اثربخش بررسی کنند. هدف این مطالعه بررسی کارکرد و مسائل سازمانی کتابخانه دانشگاهی در کره جنوبی بر اساس تصورات و ادراک کتابداران است. مرور پیشینه درباره تغییرات در نقش کتابخانه‌های دانشگاهی و وظایف سازمانی آنها انجام دادیم. مصاحبه‌های عمیق با 19 کتابدار و تحلیل محتوای آن مصاحبه‌ها انجام شد. در نتیجه، ویژگی‌های سازمانی مربوط به 1) کارکرد داخلی کتابخانه، مانند ارتباطات، رهبری، انگیزه و نظام تیمی، و 2) کارکرد بیرونی، مانند همکاری با بخش‌های اداری خارج از کتابخانه، و استفاده از شبکه‌های شخصی را شناسایی کردیم. همچنین روابط متقابل بین وظایف را کشف کردیم. به ویژه، حمایت و نقش رهبر برای ایجاد به کتابداران و افزایش اثربخشی نظام تیمی و در نتیجه تأثیر مثبت بر شهرت کتابخانه دانشگاهی مهم است. این مطالعه با بررسی جامع و تجربی کارکردهای مؤثر در خدمات کتابخانه‌های دانشگاهی به ادبیات درباره کتابخانه دانشگاهی کمک می‌کند.

کلیدواژه‌ها: مدیریت کتابخانه، رهبری، انگیزه، نظام تیمی، ارتباطات، وظایف سازمانی، کتابخانه دانشگاهی

ترجمه: دکتر مریم اسدی

منبع:

Kim etal. (2022). What makes a “happy” workplace for librarians? Exploring the organizational functions of academic libraries in South Korea. The Journal of Academic Librarianship 48. https://doi.org/10.1016/j.acalib.2022.102594

فایل اصل مقاله (برای مشاهده جدول و شکل به اصل مقاله مراجعه کنید)

محل کار “شاد” جایی است که کتابداران انگیزه دارند و می خواهند به شایستگی خود برسند. محل کار “شاد” تنها زمانی حاصل می شود که کارکردهای مختلف سازمانی به طور هماهنگ طراحی و مدیریت شوند.

مقدمه:

دانشگاه‌ها به‌عنوان مؤسسه‌های آموزشی و پژوهشی عمل می‌کنند که دانش جدید را تولید و رشد نسل‌های آینده را تقویت می‌کنند. کتابخانه‌های دانشگاهی با پرورش مهارت‌های سواد اطلاعاتی اساتید و دانشجویان و رفع نیازهای اطلاعاتی آنها، از نقش دانشگاه پشتیبانی می‌کنند. کتابخانه‌های دانشگاهی منابع انسانی داخلی، ساختار سازمانی و فرآیندهای کاری و همچنین محیط‌های بیرونی خود را برای دستیابی به این اهداف در نظر می‌گیرند (هو، 2020). علاوه بر این، رهبری، ارتباطات، انگیزه و کار تیمی برای اطمینان از تعامل بین این اجزای داخلی و خارجی ضروری است.

مطالعات روی کتابخانه‌های دانشگاهی بر خدمات برای دستیابی بهتر به اهداف کتابخانه‌های دانشگاهی متمرکز شده است. مطالعاتی درباره بهبود خدمات از طریق استفاده از فناوری اطلاعات (جانسون، 2018؛ کیم، 2020)، ارزیابی کاربرمحور خدمات موجود (آیکولو، 2015؛ راهی، 2017)، و آموزش کتابدار برای افزایش کیفیت خدمات انجام شده است (چوی و جئونگ، 2021). این مطالعات خدمت‌محور بینشی را درباره آنچه کتابخانه‌های دانشگاهی آینده باید انجام دهند، ارائه می‌کنند؛ اما به نحوه اجرای خدمات از دیدگاه سازمانی نمی‌پردازند.

در این میان، یک جریان ثابت از پژوهش‌ها درباره وظایف سازمانی کتابخانه‌های دانشگاهی وجود داشته است. در دهه‌های 1970 و 1980، تمرکز پژوهش‌ها روی نظام‌های بوروکراتیک (دیوانسالارانه) و پسابوروکراتیک و عملکرد کارآمد اعضای سازمان در یک وظیفه معین بود (جونز، 1984؛ پارک، 1995). در دهه‌1990، محققان توجه خود را به کارکردهای ساختاری سازمان های کتابخانه ای، به ویژه نظام تیمی برای بهبود مدیریت سازمانی معطوف کردند (برگمن و دی میز، 1996؛ کوهن و لدفورد، 1994؛ یونگ، 2007؛ کرکمن و روزن، 1996؛ کرکمن و شاپیرو. ، 2001؛ ولینز و همکاران، 1990؛ یون، 2001). پژوهشگران کارکردهای سازمانی را برای انجام خدمات کتابخانه‌ای از سال 2000 آغاز کرده اند، از جمله رهبری (مارتین، 2016؛ وونگ، 2017)، انگیزش (بامگبوز و لادیپو، 2017؛ لاوسون و فریمپونگ، 2021)، و ارتباطات سازمانی (آقایی و همکاران، 2021). ؛ حمید و یونس، 2021؛ اونیل و کلی، 2021).

با این حال، مطالعاتی که بر وظایف فردی تمرکز کند و بینش جامعی درباره نحوه تعامل کارکرد سازمانی و ساختاری و نحوه تأثیر آنها بر عملکرد کتابخانه‌های دانشگاهی بدهد، محدود است. پرسش‌های پژوهش به شرح زیر است:

سوال اول: کتابداران دانشگاهی، نقش کتابخانه‌های دانشگاهی را در سطح سازمانی چگونه می‌بینند؟

سوال دوم: ویژگی‌ کارکرد سازمانی کتابخانه‌های دانشگاهی، آن گونه که کتابداران دانشگاهی درک می کنند، چیست؟

بر اساس این سؤالات پژوهشی، بررسی متون و مصاحبه‌های عمیق با 19 کتابدار دانشگاهی انجام دادیم تا کارکرد سازمانی کتابخانه‌های دانشگاهی در کره جنوبی را بررسی کنیم. سپس با استفاده از نظریه زمینه‌ای، داده‌های گردآوری شده را برای استخراج مفاهیم این مطالعه تجزیه و تحلیل کردیم.

مبانی نظری

نقش کتابخانه‌های دانشگاهی

در عصر انقلاب صنعتی چهارم که به عنوان “همگرایی نوآوری‌های دیجیتال، بیولوژیکی و فیزیکی” بر اساس “فناوری‌هایی مانند هوش مصنوعی، ویرایش ژنوم، واقعیت افزوده، روباتیک و چاپ سه بعدی” شناخته می شود (اسچوب، 2021)، مشکلات پیچیده را نمی توان تنها با یک رشته حل کرد (کیم و همکاران، 2018). بر این اساس، نیاز به ایجاد دانش جدید که از مرزهای بین حوزه‌ها فراتر رود نیز رو به افزایش است. علاوه بر این، از آنجایی که پارادایم‌های جدیدی که بر همگرایی و همکاری تأکید دارند و در آموزش عالی و پژوهش‌ها استفاده شده اند، مطالعه چندرشته‌ای را مهم ساخته است (اندروا و الداریون، 2021؛ دیویس و همکاران، 2015؛ کامن و همکاران، 2015). آموزش دانشگاهی از یک آموزش عالی سنتی که در آن اساتید کلاس‌ها را رهبری می‌کنند و دانشجویان دانش را منفعلانه می‌پذیرند، به آموزشی که بر تعامل، همکاری و مشارکت فعال دانشجویی همراه با فناوری‌های نوآورانه تأکید می‌کند، تغییر می‌کند (کیریاکوا و همکاران، 2017). علیرغم این تغییرات در محیط دانشگاه، سیاست‌ها در بسیاری از کشورها، از جمله ایالات متحده و بریتانیا، باعث کاهش بودجه دولتی برای مؤسسات آموزش عالی شده است که دانشگاه‌ها را مجبور می‌کند در بازار آزاد برای منابع مالی رقابت کنند (کاکس، 2021). به طور مشابه، در کره جنوبی، سیاست‌های دولت، بازنگری گروه‌های آموزشی و برنامه‌های درسی دانشگاه در پاسخ به تقاضای صنعتی است. تنها دانشگاه‌هایی که با این سیاست مطابقت دارند می‌توانند بودجه کافی دولتی دریافت کنند (لی، 2017). علاوه بر این، به دلیل کاهش شدید نرخ زادوولد، دانشگاه‌های کره برای تکمیل سهمیه‌های دانشجویی خود با رقابت فزاینده‌ای مواجه هستند (کوریاتایمز، 2021). در این محیط پیچیده، دانشگاه‌ها به دنبال راه‌حلی برای مقابله با فشارهای مالی و تقویت رقابت‌پذیری خود هستند. بر این اساس، کتابخانه‌های دانشگاهی نیز به دنبال راه‌های جدیدی برای کمک به مؤسسات مادر خود هستند.

از این رو، ایفای نقش حمایتی کتابخانه‌های دانشگاهی برای دستیابی به اهداف دانشگاه و ایجاد رقابت‌پذیری، بیش از هر زمان دیگری اهمیت دارد. با در نظر گرفتن تغییرات در آموزش عالی، بسیاری از پژوهشگران و دست‌اندرکاران کتابداری به طور گسترده به بررسی نقش کتابخانه‌های دانشگاهی و کتابداران پرداخته‌اند. چند مطالعه نقش جدید کتابخانه‌های دانشگاهی را بررسی کرده‌اند که منعکس‌کننده تغییرات در محیط است، مانند خدمات آنلاین و همکاری با کارشناسان خارج از دانشگاه (کیم و همکاران، 2022؛ لازاروس و سوریاسن، 2022؛ لی، 2022؛ سانجیو و همکاران، 2022) و نقش کتابخانه های دانشگاهی در حفظ دانشجویان (اولیوریا، 2017).

کتابدار دانشگاهی نقش کتابخانه دانشگاهی را ایفا می‌کند. شایستگی‌های حرفه ای تأثیر زیادی در اجرای موفق خدمات کتابخانه‌ای دارد. با این حال، کتابدار اغلب با موقعیتی مواجه می شود که کارکردهای سازمانی مانند ارتباطات یا رهبری مانع تحقق کامل شایستگی‌ها می شود. برای مثال، هال و داگینز (2022) دریافتند که ساختار قدرت در سازمان‌های کتابخانه‌ای بر ارتباطات کتابداران، روابط با همکاران و رؤسا و اعتماد به رهبری در طول همه‌گیری کووید19 تأثیر گذاشته است. در نهایت، چالش‌های موجود در ارتباطات بر رفاه کارکنان تأثیر منفی می‌گذارد. این مطالعات با مجموعه پژوهش‌هایی که عوامل سازمانی، روابط مدیر، و شایستگی و رضایت کتابدار را به هم مرتبط می کند، سازگار است (به عنوان مثال، چان و آستر، 2003؛ هاونر و استولت، 1994).

بر اساس پیشینه نظری، این مطالعه ویژگی‌های کارکردهای سازمانی را که از سوی کتابداران دانشگاهی در کره جنوبی درک می‌شود، با تمرکز بر ادراک کتابداران از نقش‌هایشان در محیط متغیر و سازمان‌های کتابخانه‌ای که از کتابداران در ایفای نقش‌های مختلف حمایت می‌کنند، شناسایی می‌کند.

کارکردهای سازمانی کتابخانه‌های دانشگاهی

سازمان یک نظام اجتماعی است که عمداً برای هدفی خاص شکل گرفته و دارای نقش ها، وظایف، اختیارات و ساختاری برای تحقق هدف خود است. عناصر مشترک یک سازمان شامل (1) یک نهاد رسمی با قوانین و رویه‌های داخلی (2) یک ساختار اجتماعی متشکل از عناصر اجتماعی (3) مجموعه‌ای از حقوق، تعهدات و مسئولیت‌ها که به طرز ماهرانه‌ای برای حل تعارض‌ها هماهنگ هستند (لاودون و لادون، 2011).

مطالعات قبلی درباره کتابخانه های دانشگاهی عمدتاً کارکردهای سازمانی زیر را بحث کردند:

ابتدا، پژوهشگران روی سیستم تیمی تمرکز کرده‌اند که برای دستیابی به اهداف موثر به کتابخانه‌های دانشگاهی معرفی شده است. “تیم” گروهی متشکل از تعداد کمی از افراد است که مسئولیت متقابل دارند و از یک رویکرد مشترک برای تحقق اهداف و مقاصد مشترک استفاده می‌کنند (کاتزنباخ و اسمیت، 1993). نظم تیمی فرصت‌های مشارکت در تصمیم‌گیری را گسترش می دهد که منجر به رضایت، انگیزه و بهره‌وری بیشتر اعضا می شود (کار و لیتمن، 1993). علاوه بر این، نظام تیمی اجازه می دهد تا با محیط در حال تغییر سازگاری سریع پیدا کنند؛ زیرا از همکاری بین اعضای تیم برای تکمیل توانایی‌های یکدیگر پشتیبانی می‌کند (مینتسبرگ، 1993). در دهه 1980، کتابخانه‌های دانشگاهی شروع به اتخاذ یک ساختار سازمانی مبتنی بر تیم کردند که معمولاً برای کل یا بخشی از سازمان استفاده می‌شود (موران و مورنر، 2017).

برخی از مطالعات اثرات مثبت نظامهای تیمی، مانند بهبود عملکرد سازمانی و کیفیت خدمات را گزارش کردند (کوهن و لدفورد، 1994؛ کرکمن و روزن، 1996؛ ولینز و همکاران، 1990). از سوی دیگر، چندین مطالعه تأثیرات منفی بر اثربخشی سازمانی را در صورت وجود تضاد بین نظام‌های تیمی و فرهنگ و ارزش‌های موجود سازمان کشف کردند (Bergmann & De Meuse, 1996؛ Kirkman & Shapiro, 2001). در 20 سال گذشته، بسیاری از کتابخانه‌های دانشگاهی در کره جنوبی انتظار اثرات مثبت نظام تیمی را داشته اند. با وجود این ، اثربخشی نظام تیمی در کتابخانه‌های دانشگاهی بسیار کمتر از آن چیزی بوده است که انتظار می‌رفت. کتابداران  دانشگاهی که نظام تیمی را در کتابخانه‌های دانشگاهی کره جنوبی تجربه کردند، عملکرد نادرست نظام تیمی را گزارش کردند، مانند تعداد بیش از حد اعضا در یک تیم، فرهنگ بوروکراتیک ریشه‌دار و مشکل در تقسیم وظایف (Jung, 2007; یون، 2001).  یون (2001) از اجرای نظامهای تیمی در کتابخانه‌های دانشگاهی در کره جنوبی در زمان تعدیل نیرو، انتقاد کرد. وی بر اهمیت تحلیل استراتژیک وضعیت هر کتابخانه دانشگاهی به منظور تعیین ساختار سازمانی مناسب تاکید کرد. یونگ (2007) از طریق بررسی خود دریافت که ارتباط فعال بین اعضای تیم مهمترین عاملی است که ادراک کتابداران دانشگاهی را از اثربخشی تیم افزایش می دهد.

دوم، رهبری یکی دیگر از وظایف اصلی است که مورد بحث قرار گرفته است. رهبری فرآیند تأثیرگذاری بر اعضای یک سازمان برای دستیابی به اهداف است. در ایجاد چشم‌اندازی برای آینده سازمان، انگیزه دادن به اعضا برای پیگیری چشم‌انداز (House, 1977; Kark & Van Dijk, 2007; Northous, 2007) و به دست آوردن منابع لازم برای کتابخانه (Tyler, 1953) و بهبود روابط بین اعضا از طریق ارتباط (هاریس و بارنز، 2005) نقش دارد. بنابراین، رهبری در یک سازمان از کتابداران دانشگاهی حمایت می‌کند تا شایستگی و تخصص خود را نشان دهند. مطالعات اخیر درباره رهبری در کتابخانه‌های دانشگاهی شامل مطالعه‌ای درباره سبک‌های رهبری (رهبری تحول آفرین، مبادله ای، و آزادانه) در میان کتابداران دانشگاهی در دانشگاه‌های 4 ساله در ایالات متحده (مارتین، 2016)؛ تحلیل ادبیات رهبری و توسعه رهبری (وانگ، 2017)؛ و مطالعاتی با تاکید بر استراتژی‌ها و مهارت‌های مورد نیاز رهبری برای پاسخگویی به تغییرات سریع، مانند مشارکت ذینفعان (هارلند و همکاران، 2017)، مسئولیت‌پذیری اخلاقی (میکایل و همکاران، 2018) و مهارت‌های ارتباطی و اجتماعی (عاشیق و همکاران، 2021). ) است. علیرغم افزایش تاکید بر رهبری در پژوهش‌های علوم کتابداری و اطلاع‌رسانی، رابطه بین رهبری و سایر عملکردهای سازمانی مورد مطالعه قرار نگرفته است.

سوم، انگیزه اعضا نیز یک کارکرد اصلی سازمانی است. انگیزه تقریباً در هر جنبه‌ای از رفتار در محیط کار نقش اصلی را ایفا می‌کند (اشمیت و همکاران، 2012). می‌تواند بر نحوه بدست آوردن و استفاده افراد از مهارت ها و توانایی ها تأثیر بگذارد (لاک و لاتام، 2004).

سه نوع انگیزه وجود دارد. اول، انگیزه درونی افراد را وادار می‌کند تا کاری را بر اساس عوامل درونی مانند استقلال و شایستگی انجام دهند (رایان و دسی، 2000). دوم، انگیزه بیرونی مربوط به پاداش‌هایی مانند جوایز، انگیزه‌ها، و ارتقاء برای اقدامات خاص، و پاداش‌های بیرونی (به عنوان مثال، محیط فیزیکی مطلوب، تعطیلات، و شرایط کار) است (هرزبرگ،1968؛ لین، 1968). در نهایت، برانگیختگی حالتی را نشان می دهد که در آن هیچ انگیزه درونی یا بیرونی وجود ندارد (رایان و دسی، 2000).

پژوهشگران اثرات مثبت انگیزش درونی را بر متغیرهای مختلف مرتبط با عملکرد، مانند رضایت شغلی کارکنان، عملکرد شغلی، تعهد سازمانی، رفتار شهروندی سازمانی، قصد ترک شغل، خلاقیت و غیره گزارش کرده‌اند (Cerasoli et al., 2014; Furnham et al. ، 2009؛ Millette & Gagn´e، 2008؛ Tietjen & Myers، 1998). در مقابل، انگیزه بیرونی به عنوان یک کارکرد ضروری برای عملکرد شغلی و فعالیت های اجتماعی شناخته می شود. تاکنون مؤلفه های بهبود محیط کار به طور فعال بررسی شده است (Amabile و همکاران، 1994؛ هرزبرگ، 1968؛ رایان و دسی، 2017). در زمینه کتابداری و اطلاع‌رسانی، محققان اثرات انگیزش بر بهره‌وری کارکنان در کتابخانه‌های دانشگاهی (Bamgbose & Ladipo، 2017؛ Lawson & Frimpong، 2021)، استراتژی‌هایی برای مدیران کتابخانه برای ایجاد انگیزه در کارکنان (Birrell & Strong، 2022)، و  رابطه مثبت بین روحیه محیط کار و سرپرستان (Kennedy & Garewal، 2020) را بررسی کرده‌اند.

در نهایت، پژوهشگران، ارتباطات سازمانی بین اعضای سازمان را بررسی کردند. ارتباطات سازمانی تبادل پیام بین دو یا چند نفر برای تشکیل و حفظ یک سری از نظام‌های فعالیت برای یک هدف مشترک است (تامپکینز، 1984). ارتباطات سازمانی را می توان به ارتباطات رسمی و غیررسمی یا ارتباطات افقی و عمودی تقسیم کرد. ارتباطات سازمانی وسیله‌ای برای دستیابی به یک هدف مشترک سازمانی است و از اعضا در تولید ایده و مدیریت تعارض حمایت می‌کند. در حوزه کتابداری و اطلاع‌رسانی، ارتباطات سازمانی موضوعی است که مطالعه نشده است. با این حال، پژوهش‌های اخیر راهبردهای ارتباطی بحران (O’Neill & Kelley, 2021)، رابطه بین مهارت های ارتباطی و بهره وری کار (حمید و یونس، 2021) و تأثیر مهارت های ارتباطی مدیران کتابخانه بر انگیزه و رضایت شغلی کتابداران را بررسی کرده است (آقایی و همکاران، 2021). تمرکز این مطالعات بر رابطه بین مهارت‌های ارتباطی و عوامل خاص یا استراتژی‌های عمل‌گرایانه بود و این سؤال را باز گذاشت که چگونه مهارت‌های ارتباطی به طور همزمان بر عملکردهای سازمانی تأثیر می‌گذارند. بر اساس این بررسی، این مطالعه کتابخانه های دانشگاهی در کره جنوبی را با تمرکز بر چهار کارکرد سازمانی شناسایی شده در این بخش، یعنی نظام تیمی، رهبری، انگیزه و ارتباطات سازمانی تجزیه و تحلیل می کند.

روش‌شناسی

جامعه پژوهش و گردآوری داده

مصاحبه های عمیقی با 19 کتابدار دانشگاهی در کره جنوبی انجام دادیم. برای گنجاندن طیف گسترده‌ای از شرکت‌کنندگان در پژوهش، دانشگاه‌ها را در انواع مختلف (دانشگاه 4 ساله و دانشکده فنی 2 ساله) و اندازه‌های مختلف دسته‌بندی کردیم و شرکت‌کنندگان را از هر دسته انتخاب کردیم. شرکت‌کنندگان در پژوهش، کتابداران دانشگاهی تمام وقت با حداقل یک سال سابقه کار در یک کتابخانه دانشگاهی بودند. شرکت‌کنندگان به روش نمونه‌گیری هدفمند بر اساس طول شغلی (کم/بالا) و سمت (کارمند/مدیر میانی) انتخاب شدند. دانشگاه‌های 4 ساله و کالج‌های فنی 2 ساله را بر اساس معیارهای طبقه‌بندی آمار اطلاعات دانشگاهی سرویس اطلاعات آموزشی و پژوهشی کره (سرویس اطلاعات آموزشی و پژوهشی کره، 2021) به سه گروه تقسیم کردیم که آماری از وضعیت فعلی کتابخانه‌های دانشگاهی در کره جنوبی ارائه می‌کند. جدول 1 اطلاعات اولیه شرکت‌کنندگان در پژوهش را ارائه می دهد.

مصاحبه های عمیق از 15 دسامبر 2020 تا 10 فوریه 2021 انجام شد که تاریخ و زمان آن از قبل با مصاحبه شونده تعیین شده بود. همه مصاحبه‌ها را با توجه به سیاست فاصله‌گذاری اجتماعی در طول همه‌گیری کووید19 به صورت آنلاین انجام دادیم. شرکت‌کنندگان روش مصاحبه ترجیحی خود را بین یک کنفرانس ویدیویی با استفاده از زوم یا تماس تلفنی انتخاب کردند. مصاحبه ها به طور متوسط حدود یک ساعت و حداقل 40 دقیقه به طول انجامید. در مصاحبه‌ها، مصاحبه‌گر قصد داشت وضعیت درونی و بیرونی سازمان را که شرکت‌کنندگان در پژوهش هنگام انجام وظایف خود تجربه می‌کنند، درک کند (به پیوست برای سؤالات مصاحبه رجوع کنید).

تحلیل داده‌ها

تمام مصاحبه‌ها ضبط و رونویسی شد. متن‌ها بر اساس رویکرد نظریه زمینه ای، تحلیل شدند. همچنین استفاده از نمونه گیری نظری در جمع‌آوری داده‌ها را توصیه می‌کند. به عبارت دیگر، رویکرد نظریه زمینه‌ای به محقق کمک می‌کند تا رفتار یا نظام مورد مطالعه را توصیف و توضیح دهد. در نتیجه، یک نظریه مبتنی بر داده‌ها از طریق تجزیه و تحلیل مصاحبه‌ها توسعه می یابد (استراس و کوربین، 1998).

بر اساس فرآیند تحلیل نظریه زمینه‌ای، چهار دور تحلیل متن‌ها انجام شد. در طول اولین تحلیل متن، کدگذاری باز را با 4 متن از 19 متن انجام دادیم. متن‌ها بین دو محقق تقسیم شد. افرادی که متن‌ها را به طور مکرر مطالعه کردند، یادداشت‌های تحلیلی برای متن‌ها تهیه کردند و مفاهیم کلیدی را کدگذاری کردند. برای دور دوم تحلیل، از دو محقق خارجی دعوت کردیم و هدف تحقیق را با آنها در میان گذاشتیم. پس از آموزش روش تحلیل متن‌ها به پژوهشگران خارجی، نویسندگان و پژوهشگران خارجی با هم تجزیه و تحلیل را انجام دادند. در دور دوم، 19 متن با کدگذاری باز بر اساس جدول کدها تکمیل شد و چهار متن تحلیل شده در دور اول نیز مجددا کدگذاری شدند. از نرم‌افزار NVivo12 برای کدنویسی استفاده شد.

پس از دور دوم، با تغییر نام کدها و ادغام و حذف کدها، جدول کدها را نهایی کردیم. دور سوم تحلیل متن‌ها با کدگذاری باز بر اساس جدول کد نهایی انجام شد و کدگذاری محوری در دور چهارم انجام شد. در نتیجه، ما دو دسته مفاهیم اصلی را از داده های خود استخراج کردیم که شامل درک نقش کتابخانه و ویژگی‌های کارکردهای سازمانی است.

نتایج

درک نقش کتابخانه

این بخش توضیح می‌دهد که شرکت‌کنندگان چگونه نقش کتابخانه را در پاسخ به سوال اول می‌بینند. هنگامی که شرکت‌کنندگان درباره نقش بالقوه و جاری کتابخانه بحث کردند، درکشان از محیط کتابخانه آشکار شد.

فشارهای کنونی که کتابخانه‌های دانشگاهی در کره جنوبی با آن مواجه‌اند، شرکت‌کنندگان را به دنبال تغییراتی در جهت‌های جدید فراتر از نقش اساسی کتابخانه‌های دانشگاهی سوق داده است. صرف نظر از ویژگی‌های جمعیت شناختی، شرکت‌کنندگان موافق بودند که کتابداران باید نه تنها خدمات سنتی، بلکه خدمات جدید، مانند استفاده از منابع آنلاین و استفاده نوآورانه از فضای کتابخانه، برای برآوردن نیازهای کاربران در محیط‌های دائما در حال تغییر، ارائه دهند. شرکت‌کنندگان نیاز به تعیین هدف جدیدی در سطح سازمانی برای ارائه خدمات بیشتر احساس کردند.

زمانی که کتابخانه‌های دانشگاهی کاهش استفاده حضوری از کتابخانه را به دلیل بسته شدن موقت ساختمان‌های کتابخانه تجربه کردند، فشاری احساس کردند که ناشی از نبود پذیرش نقش کتابخانه‌ها به‌ویژه در طول همه‌گیری کووید19در دانشگاه بود. برای مثال، شرکت‌کننده شماره 05، گزارش داد که دانشگاه او در حال بررسی برون‌سپاری کتابخانه است. بسیاری از شرکت‌کنندگان همچنین اذعان کردند که کتابخانه، که به طور سنتی مبتنی بر یک مکان فیزیکی است، باید خدمات خود را تغییر دهد؛ زیرا همه‌گیری کووید19 باعث تغییرات زیادی در روش‌های تدریس و آموزش دانشگاه شده است. شرکت‌کننده شماره 01، پیشنهاد کرد که کتابخانه نباید خود را به فضای فیزیکی و مواد محدود کند:

اگر با کتاب‌های فیزیکی به کتابخانه سنتی بچسبیم، فکر می‌کنم در نهایت از بین می‌رویم. دسترسی به کتابخانه‌ها بدون حضور فیزیکی باید امکان‌پذیر باشد. (شرکت کننده 01).

شرکت‌کننده شماره 03، با تاکید بر فضای سازنده بر واکنش کتابخانه‌ها به انقلاب صنعتی چهارم تمرکز کرد:

دانش و اطلاعات در یک فضای سازنده خلق می شود… این صرفاً به کار بردن دانش و اطلاعات موجود نیست. استفاده از دانش برای خلق چیزهای جدید بسیار مهمتر است. (شرکت کننده 03).

در همین حال، تعداد کمی از شرکت‌کنندگان نقشی را برای کتابخانه‌ها بر اساس موقعیت منحصر به فرد برای کتابخانه‌شان پیشنهاد کردند. به عنوان مثال، شرکت‌کننده شماره 11، کتابدار یک دانشگاه دولتی، بر ارزش فضای کتابخانه برای مطالعه خودهدایتی تأکید کرد، زیرا در مقایسه با دانشگاه‌های خصوصی، کتابخانه او فاقد منابع مالی است. شرکت‌کننده شماره 17، کتابدار یک دانشکده فنی، ترجیحات رسانه‌ای دانشجویان را برای حمایت از آموزش به عنوان هدف اصلی دانشکده‌های فنی، در اولویت قرار داد.

ویژگی‌های کارکردهای سازمانی کتابخانه

این بخش بر ویژگی های کارکردهای سازمانی درک شده از سوی شرکت‌کنندگان برای پاسخ به سوال دوم متمرکز است. کارکردها به کارکردهای داخلی طبقه‌بندی می شوند که شامل نظام تیمی، انگیزش، رهبری و ارتباطات داخلی می شود. و کارکردهای خارجی مانند همکاری و ارتباط با سایر نهادها در دانشگاه‌هاست.

کارکردهای داخلی

نظام تیمی: نظام تیمی یک ساختار سازمانی است که می‌تواند مشکلات بوروکراسی را حل کند و از تصمیم‌گیری سریع و انعطاف‌پذیری پشتیبانی می کند. با این حال، شرکت‌کنندگان گزارش دادند که هنگام پیاده‌سازی نظام تیمی در کتابخانه‌های خود با چالش‌های متعددی مانند اندازه تیم، فرهنگ بوروکراتیک و ساختار کار مواجه بودند. برای مثال، کتابخانه‌های دانشگاهی با تعداد زیادی کارمند، تعداد زیادی کتابدار در یک تیم داشتند که حفظ ساختار سازمانی افقی را دشوار می کرد. در مقابل، در کتابخانه‌های دانشگاهی کوچک‌تر، از جمله کتابخانه‌های دانشکده فنی، کل سازمان کتابخانه از یک تیم تشکیل می شود که کتابداران فردی وظایف متعددی را به‌صورت موردی انجام می‌دهند. (شرکت کننده 07). با این حال، صرف‌نظر از ویژگی‌های موسسه مادر، به نظر می‌رسد فرهنگ بوروکراتیک حاکم شده است. شرکت‌کنندگان در کتابخانه‌های بزرگ به یاد می‌آورند که تیم‌های کتابخانه اغلب درگیر «پینگ‌پنگ مسئولیت‌پذیری» (شرکت‌کننده 02) می شوند تا از پذیرش مسئولیت وظایف خاص اجتناب کنند. این فرهنگ در نهایت باعث اختلال در خدمات کتابخانه می شود.

این جنبه‌های نظام تیمی بر توانایی ارائه خدمات شرکت‌کنندگان تأثیر می گذارد. به عنوان مثال، زمانی که اندازه تیم کوچک است و تقسیم کار نامشخص است، شرکت کنندگان از کار اضافی رنج می برند. بنابراین، با حجم کاری زیاد، برای آنها غیرقابل تصور است که مهارت‌های حرفه‌ای خود را برای ارائه خدمات بهبود بخشند. در مقابل، فرار بوروکراتیک از مسئولیت باعث تاخیر در ارائه خدمات یا حل مشکل می شود. با تقویت ارتباطات از بالا به پایین، فرهنگ بوروکراتیک ممکن است تأثیر منفی بر انگیزه کتابداران نیز داشته باشد.

برای بهبود نظام تیمی در کتابخانه‌های دانشگاهی، شرکت‌کنندگان سازماندهی تیم‌ها را بر اساس واحدهای سازمانی و افزایش تعداد پست‌های مدیران میانی پیشنهاد کردند. این پیشنهادات ممکن است نشان دهنده یک راه حل قهقرایی باشد که هدف آن بازگشت به سیستم بوروکراتیک به جای تثبیت نظام تیمی است.

انگیزش: انگیزه ذهنی است که در درون برای رسیدن به هدف فرد شکل می گیرد. انگیزه، نیروی محرکه ای که منجر به عمل می شود، بر ارائه خدمات و ایفای نقش شرکت کنندگان تأثیر می‌گذارد. در این پژوهش، انگیزه ها را به دو دسته: انگیزش در سطح فردی و انگیزش در سطح سازمانی دسته‌بندی کردیم. انگیزه در سطح فردی بیشتر به انگیزه درونی، انگیزه بیرونی و برانگیختگی تقسیم می شود.

اول، از نظر انگیزه در سطح فردی، شرکت کنندگان انگیزه درونی را از طریق احساس موفقیت  در کمک به کاربران، قصد بهبود کار، و عزت نفس در مشاغل خود در سازمان کتابخانه پیدا کردند. این نوع انگیزه بیش از سایرین تأثیرگذار است؛ زیرا شرکت‌کنندگان را تشویق می‌کند تا بدون توجه به محرک‌های بیرونی به عنوان کتابدار کار کنند. به ویژه، شرکت‌کنندگانی که مدیران میانی بودند یا بین 5 تا 10 سال تجربه داشتند، سطح بالاتری انگیزه درونی داشتند.

در عین حال، شرکت‌کنندگان به انگیزه‌های بیرونی در درون سازمان مانند حمایت کتابخانه یا دانشگاه، ارتقاء، حقوق و تقدیر و انگیزه های بیرونی خارج از سازمان مانند فعالیت‌های حرفه‌ای و ادامه تحصیل اشاره کردند. با وجود این ، این عوامل انگیزه بیرونی اغلب برای شرکت‌کنندگان به خوبی برآورده نمی شوند. به عنوان مثال، شرکت‌کننده 12 استدلال کرد که “ترفیع کتابداران کندتر از کارکنان اداری است” و شرکت‌کننده 08 اشاره کرد که هیچ انگیزه‌ای برای کار اضافی وجود ندارد. شرکت‌کننده 01، که اغلب در فعالیت‌های حرفه‌ای شرکت می‌کند، نیز اظهار داشت: “هیچ حمایتی از سوی دانشگاه وجود ندارد. من از مرخصی سالانه برای شرکت در فعالیت‌های حرفه ای استفاده می کنم، نه به عنوان یک سفر کاری رسمی. برای حضور در یک جامعه حرفه ای، فداکاری فردی لازم است.» بنابراین، لازم است در مورد چگونگی بهبود انگیزه بیرونی کتابداران دانشگاهی تأمل شود.

همچنین درخورتوجه است که وقتی از هر یک از شرکت‌کنندگان درباره انگیزه آنها سؤال می‌شد، اولین پاسخی که اغلب پاسخ می دادند “بدون انگیزه” هستند. نبود انگیزه در این شرکت کنندگان صرف نظر از نوع یا اندازه دانشگاه مشاهده شد. این تصور به ویژه در میان کتابدارانی که سابقه طولانی داشتند، برجسته بود. به عنوان مثال، شرکت کننده 12 که بیش از 20 سال به عنوان کتابدار کار کرده است، انگیزه خود را به شرح زیر توضیح داد:

در ابتدای کارم وقتی دانشجو بودم احساس رضایت می کردم. اما با گذشت زمان، شروع به بیان شکایات به جای احساسات مثبت نسبت به کتابخانه کردم. مانند سرمایه گذاری در امکانات کتابخانه، یا استخدام کارکنان بیشتر برای کتابخانه، اینها چیزهایی هستند که من نمی توانم در مورد آنها کاری انجام دهم، و وضعیت کتابخانه انتظارات من را برآورده نمی‌کند. هیچ چیز خاصی وجود ندارد که بتوانم از آن انگیزه بگیرم. (شرکت کننده 12).

همانطور که این تجربه نشان می دهد، شرکت‌کنندگانی که سابقه کاری طولانی داشته‌اند در ابتدا به سازمان خود وفادار بودند و از حرفه خود انگیزه می‌گرفتند. بنابراین، برانگیختگی نبود محرک‌هایی است که نمی‌تواند به طور مداوم افراد را در سطح سازمانی برانگیزد. افرادی که در رشته کتابداری و اطلاع‌رسانی تحصیل کردند، عزت نفس خود را به عنوان یک کتابدار شکل دادند، سپس به پیام‌آورانی برای کتابداری تبدیل شدند و در نهایت خود را با سازمان کتابخانه تطبیق دادند. این وضعیت روانی باعث افزایش منابع، ارتقای خدمات کتابخانه و ارتقای شهرت سازمان کتابخانه می‌‌شود. ادراکات و رفتارهای این شرکت‌کنندگان به احساس مالکیت روانشناختی کتابداران نسبت به کتابخانه اشاره دارد. پاسخ شرکت کننده 03 انگیزه در سطح سازمانی را نشان می دهد:

هدف من تامین امنیت کافی کارکنان در کتابخانه است. بنابراین، سعی می‌کنم تا جایی که می‌توانم، هم کارهای کتابخانه و هم کارهای اداری را، انجام دهم. اما در دراز مدت، این برای کتابخانه و من است. (شرکت کننده 03).

خودشناسی، شرکت‌کنندگان را برمی‌انگیزد تا مشتاقانه به مشتریان خود خدمت کنند و با صرف زمان و انرژی خود، بر محدودیت‌هایی مانند دستمزد پایین، فشار کاری و بی‌توجهی سازمان‌ مادر غلبه کنند. این فداکاری مبتنی بر عزت نفس شبیه تعهد حرفه ای است که اغلب در کتابداری یافت می شود (دالی، 2022؛ اتار، 2018؛ موران و نادر، 2021؛ ویکرز و یانگ، 2022). بنابراین، استدلال می‌کنیم که لازم است راهی برای افزایش انگیزه در کتابداران ایجاد شود که به تداوم هویت به عنوان کتابدار و مالکیت در محل کار کمک کند.

رهبری: رهبری یک کارکرد سازمانی است که سایر اعضای تیم را برای دستیابی به اهداف کتابخانه، مانند به دست آوردن منابع لازم برای کتابخانه، برانگیخته و تحت تأثیر قرار می دهد. شرکت کنندگان نشان دادند که مدیران میانی یک کتابخانه دانشگاهی از طریق ایجاد انگیزه در اعضای تیم، به دست آوردن منابع یا برقراری ارتباط با افراد داخل و خارج از کتابخانه، به طور قابل توجهی بر دستیابی به اهداف کتابخانه تأثیر می گذارند.

برخی از مدیران میانی که با آنها مصاحبه کردیم، خود را وقف شنیدن و پذیرش نظرات اعضای تیم و انتقال دیدگاه سازمانی به تیم خود کردند. شرکت‌کننده 19 مرتباً از خود می پرسد: “چگونه می توانم این کتابخانه را به محلی شاد تبدیل کنم و از پیشرفت حرفه‌ای اعضا حمایت کنم؟” او میزبان دورهمی‌های تیمی بود تا اعضای تیم را تشویق کند تا نظرات خود را به اشتراک بگذارند. علاوه بر این، او اعضای تیم را متقاعد کرد که در جهت اهداف سازمانی باشند و در آموزش مداوم شرکت کنند. از داده‌های مصاحبه، دو شایستگی رهبری را شناسایی کردیم که شرکت‌کنندگان را برانگیخت. به عنوان اولین گام، شرکت کنندگان به شایستگی هایی که به تامین حفظ منابع کتابخانه کمک می‌کنند، ارزش می گذارند. این شامل برقراری ارتباط با دفاتر اداری دانشگاه برای به دست آوردن منابع لازم برای کتابخانه از خارج و همچنین حل‌مسائل مربوط به بودجه و منابع انسانی است. برای مثال، شرکت‌کننده 14 بیان کرد که مدیر او «به مدت طولانی در اینجا مدیر بوده است تا بتواند از کارکنان و سازمان کتابخانه به خوبی در مقابل بخش اداری دانشگاه دفاع کند». مدیر او احساس امنیت را در میان اعضای تیم خود تقویت کرد و به آنها اجازه داد تا روی وظایف کاری خود تمرکز کنند. مثال ارائه شده توسط شرکت‌کننده 14 نشان می‌دهد که یک مدیر میانی شایسته می‌تواند با ایجاد یک محیط کاری حمایت‌کننده، اعضای تیم را برانگیزد، که در نهایت منجر به این می‌شود که تیم او نقش‌های محوله را به‌طور مؤثر انجام دهد. دوم، مدیران میانی کتابخانه‌های دانشگاهی به دلیل مهارت‌های ارتباطی ارزش‌گذاری شدند. مدیران میانی با ایجاد ارتباط با اعضای تیم، استراتژی‌های ارتباطی خاصی را اعمال می کنند. به عنوان مثال، آنها ارتباط بین اعضای تیم را تسهیل می‌کنند و ارتباط مستمر را برای انجام وظایف تشویق می‌کنند. زمانی که رهبران تیم‌، تلاش‌های آنها را تأیید کردند و به نظرات اعضای تیم خود درباره خدمات کتابخانه ابراز اعتماد کردند، شرکت‌کنندگان انگیزه پیدا کردند. با این حال، با نبود این شایستگی‌های رهبری، تأثیرات منفی بر اعضای تیم خواهد گذاشت. در برخی موارد بدون در نظر گرفتن نظرات اعضای تیم، تصمیماتی گرفته می‌شد که چیزی جز تشریفات نبود. شرکت‌کنندگان وقتی احساس کردند که نظرات آنها نادیده گرفته شده یا هرگز مورد توجه قرار نمی گیرد، بی انگیزه می شوند.

ارتباطات: ارتباطات سازمانی به تعامل از طریق تبادل اطلاعات بین سازمان و اعضای آن یا بین اعضا اشاره دارد. شرکت‌کنندگان هم ارتباط رسمی/غیررسمی در سازمان و هم ارتباط عمودی/افقی را تجربه کرده بودند. جلسات، شکل معمولی ارتباط رسمی است و ارتباطات غیررسمی زمانی رخ می دهد که کتابداران برای همکاری و تبادل اطلاعات با همکاران رابطه برقرار می‌کنند.

علاوه بر این، ارتباطات عمودی/افقی بسته به جهت ارتباط درون سازمان ایجاد می شود. به عنوان مثال در ارتباط عمودی، نتیجه جلسه مدیران به صورت یک طرفه به کارکنان منتقل می‌شد. در مقابل، ارتباطات افقی شامل فرآیند هماهنگی و اجماع بین کارکنان و مدیران بود.

هدف از ارتباط عمدتاً مربوط به هدف‌گذاری و اشتراک‌گذاری بود. با این حال، برخی از شرکت‌کنندگان گزارش کردند که هدف تعیین شده، از سوی مدیر میانی و مسئول، به درستی به اشتراک گذاشته نمی‌شود. در برخی موارد سازمان، هدف و چشم انداز خاصی نداشت. در همین حال، چندین شرکت‌کننده از ارتباطات سازمانی برای درخواست تغییر برای مسائل مختلف داخلی در سازمان کتابخانه خود استفاده کردند. آنها همچنین در طول فرآیندهای کاری برای هماهنگ کردن نظرات بین همکاران خود، ارتباط برقرار کردند. به طور کلی، ارتباطات داخلی فعال بینش‌هایی را برای خدمات کتابخانه و درک متقابل بین همکاران فراهم می‌کند. به مشارکت‌کنندگان انگیزه می‌دهد و به تفکر انتقادی و حل مسئله در تعیین اهداف کتابخانه و افزایش بهبود خدمات کتابخانه کمک می‌کند. با وجود این،  شرکت‌کنندگان به دلیل نبود توجه به نظرات کتابدار، ترجیح مدیر برای ارتباط یک طرفه و موانع ارتباطی بین کتابداران و غیرکتابداران ناشی از زمینه های مختلف دانشی، با مشکلاتی مواجه بودند. نبود ارتباطات درون سازمانی به دلیل وجود فرهنگ بوروکراتیک طولانی و رهبری است. بنابراین، کتابداران در بیان نظرات خود احساس محدودیت می‌کنند. هنگامی که نظرات شرکت‌کنندگان توسط مدیرشان کنار گذاشته شد یا در کار استقلال کمی داشتند، ارتباط با مدیرشان بر انگیزه و تمایل آنها برای پیشنهاد ایده‌های خدماتی جدید، تأثیر منفی می گذارد. شرکت‌کننده 10، نارضایتی خود را از ارتباط ابراز کرد:

“خب، صحبت کردن کمکی نمی کند، بلکه باعث می شود همه احساس بدتری داشته باشند. به هر حال نظر من برای مدیر مهم نیست.»

همانطور که در مطالعات اخیر درباره روحیه کارکنان کتابخانه بدست آمده است، فقدان ارتباط موثر بر عملکرد کتابخانه‌ها و نوآوری‌ها تأثیر منفی می‌گذارد (گلوسکر و همکاران، 2022؛ کندی و گاروال، 2020؛ متسون و همکاران، 2021؛ ویانت و همکاران، 2021). ). علاوه بر این، چندین شرکت‌کننده بیان کردند که باید تلاش بیشتری را برای برقراری ارتباط مؤثر با غیرکتابداران تیم خود که دانش کتابداری ندارند، انجام دهند. این مرحله اضافی در ارتباطات اغلب باعث تاخیر در گردش کار می شود.

کارکردهای خارجی

ما کارکردهای خارجی را به همکاری با واحدهای اداری در دانشگاه و استفاده از روابط شخصی طبقه‌بندی کردیم. کارکردهای خارجی به تعامل کتابداران با دفاتر اداری دانشگاه یا سایر بخش‌های خارج از کتابخانه در هنگام انجام یک کار مرتبط است. این تعامل مهم است که کتابخانه را با نهادهای خارج از کتابخانه در داخل دانشگاه مرتبط می کند.

اولاً، همکاری با واحدهای خارجی یک کارکرد خارجی مهم است. کتابخانه‌های دانشگاهی در کره جنوبی با سایر واحدهای اداری دانشگاه (اداره امور عمومی، دفتر برنامه‌ریزی دانشگاه، دفتر امور مالی، دفتر فناوری اطلاعات، دفتر امور دانشجویی، دفتر امور تحقیقاتی و غیره) در زمینه‌های مختلف بسته به وظایف کاری آنها همکاری می‌کنند. اکثر شرکت‌کنندگان پاسخ دادند که همکاری با دفاتر و بخش های متعدد اجتناب‌ناپذیر است؛ زیرا کتابخانه‌های دانشگاهی نیز به دانشگاه‌ها وابسته هستند. به عنوان مثال، شرکت‌کنندگان برای رسیدگی به بودجه، ارزیابی دانشگاه و وظایف سیستم های اطلاعاتی همکاری نزدیک داشتند. شرکت‌کنندگان این همکاری را فرصتی برای ارتقای ارزش کتابخانه‌ها می‌دانستند یا شواهدی است که نشان می‌داد دانشگاه برای کتابخانه‌اش ارزش قائل است. با این حال، همکاری با بخش های خارجی همیشه خوب پیش نمی رود. شرکت‌کنندگان پاسخ دادند که کتابخانه به عنوان یک موسسه بسته با نفوذ کم و جدا از بخش های اصلی اداری در دانشگاه در نظر گرفته می شود. به گفته شرکت‌کنندگان، کتابخانه به‌عنوان یک «چاله پول» (شرکت‌کننده 07) یا یک «سوار آزاد» (شرکت‌کننده 12) تلقی می‌شود. این تصور ، شرکت‌کنندگان را از همکاری در سطح دانشگاه محروم می‌کند. در نتیجه آنها در ارائه خدمات کتابخانه با مشکلاتی مواجه شدند و در نهایت انگیزه خود را از دست دادند. یکی از شرکت کنندگان تفسیر خود را از دلیل حذف کتابخانه ارائه کرد:

بسیاری از بخش‌ها [در کتابخانه] تا حدودی از دفاتر اداری دانشگاه جدا شده‌اند. دفاتر اداری دانشگاه کار ما را ناچیز و بی ارتباط با خودشان می دانند. به نظر من یافتن تقاطع بین کتابخانه و دفاتر اداری دانشگاه مهم است. (شرکت کننده 13).

این نقل قول ممکن است به این معنا باشد که چالش‌های همکاری تا حدی از کارکنان اداری خارج از کتابخانه سرچشمه می‌گیرد، نه از خود کتابخانه. به همین ترتیب، برخی از شرکت‌کنندگان به دلیل اینکه در گروه‌های دانشگاه عضویت ندارند، برای همکاری با مشکل مواجه بودند.

دوم، اکثر شرکت‌کنندگان درک می‌کنند که روابط شخصی یا شبکه های شخصی هنگام انجام وظایف ضروری هستند. در مصاحبه‌ها، شرکت‌کنندگان با تجربه طولانی، اغلب ذکر کردند که به طور مؤثر با کارکنان سایر بخش‌های اداری بر اساس روابط شخصی خود ارتباط برقرار می‌کنند و با آنها همکاری می‌کنند. به همین دلیل، شرکت کنندگان تجربه ایجاد روابط شخصی با کارکنان سایر بخش های دانشگاه را از طریق برگزاری جلسات غیررسمی با آنها دارند. به ویژه، دریافتیم که شرکت کنندگان تلاش خود را برای ایجاد روابط با مدیران و کارکنان شاغل در دفاتر اداری دانشگاه، که معمولاً تأثیر قابل توجهی بر کتابخانه دارند، و با کارکنان بخش های اداری که اغلب با آنها همکاری می کردند، متمرکز کردند.

علاوه بر این، شرکت‌کنندگان در هنگام بحث درباره روابط با نهادهای خارجی خارج از کتابخانه، اغلب به مشکل کمبود کارکنان اشاره کردند. اکثر شرکت کنندگان این مسئله کارکنان را به عنوان فوری ترین مشکل برای سازمان های کتابخانه تشخیص دادند. کمبود منابع انسانی ناشی از کمبود بودجه دانشگاه و توان محدود کتابخانه های دانشگاهی، مستقیماً بر عملکرد کتابخانه تأثیر می گذارد. تصور منفی از کتابخانه‌ در دانشگاه نیز درخواست کتابخانه برای استخدام کارکنان بیشتر را بی اعتبار می کند. کمبود کارکنان نه تنها باعث بارکاری بیش از حد برای کتابداران شد، بلکه ارائه خدمات مناسب به کاربران در سطح کتابخانه را نیز با مشکل مواجه کرد. شرکت کننده 18 وضعیت خود را با گفتن این جمله توصیف کرد: «من بستری برای ارائه یک ایده جدید ندارم زیرا کارکنان کافی نداریم. ما به سختی از پسش بر می آییم.» در این شرایط، انتظار غیرمنطقی است که کتابداران خدمات جدیدی را توسعه دهند که به سرعت به خواسته های کاربران پاسخ دهد.

بحث

هدف این پژوهش درک نقش کتابداران دانشگاهی و ویژگی‌های عملکرد سازمانی کتابخانه‌های دانشگاهی است. برای دستیابی به این هدف از نظریه زمینه ای استفاده کردیم. در پاسخ به سوال اول، متوجه شدیم که شرکت‌کنندگان در مطالعه، نیاز به جهت‌گیری جدید در نقش کتابخانه‌های دانشگاهی در حمایت از آموزش و پژوهش را تشخیص داده‌اند، زیرا الزامات موجود در کتابخانه‌ها تغییر کرده است (لازاروس و سوریاسن، 2022؛ لی، 2022؛ اولیویرا، 2017). ). در برخی موارد، این درک نقش، تنها در سطح فردی و شناختی شرکت‌کننده باقی ماند. بنابراین تأثیری بر کار شرکت‌کننده نداشت. با این حال، موارد زیادی وجود داشت که نقش کتابخانه با رهبران و همکاران برای ایجاد یک اجماع در ارتباط بود و در وظایف واقعی اعمال می‌شد. درک تغییر نقش کتابخانه دانشگاهی جهتی است که کتابخانه باید در آن حرکت کند. بر این اساس، در تعیین هدف کتابخانه، اولویت خدمات ارائه شده توسط کتابخانه و وظایف خاص تأثیر اساسی دارد.

تجزیه و تحلیل سوال دوم نشان می دهد که ویژگی های کارکرد سازمانی کتابخانه های دانشگاهی شامل نظام تیمی داخلی کتابخانه، انگیزه، رهبری، ارتباطات، همکاری با سازمان‌های خارج از کتابخانه و استفاده از روابط شخصی است. علاوه بر این، تجزیه و تحلیل نشان داد که کارکردهای سازمانی کتابخانه ها بر ارائه خدمات کتابخانه ها و عملکرد کتابداران تأثیر می گذارد. مسائل بیرونی کتابخانه‌های دانشگاهی، مانند مشکلات کمبود نیروی انسانی و شناخت نقش کتابخانه‌ها نیز کشف شد.

رابطه بین کارکردهای سازمانی در کتابخانه های دانشگاهی

ما پنج کارکرد اصلی سازمانی کتابخانه دانشگاهی را شناسایی کردیم: نظام تیمی، انگیزه، رهبری، ارتباطات و همکاری. در ادامه، نکات مورد بحث هر کارکرد و روابط بین کارکردها را شرح می دهیم.

اول، نظام تیمی ساختار سازمانی  همه کتابخانه های دانشگاهی شرکت کننده بود. دریافتیم که مشکلات مربوط به نظام تیمی بسته به اندازه و نوع دانشگاه متفاوت است. کتابخانه‌های بزرگ‌تر تیم‌های بزرگی داشتند که برای مدیریت چالش برانگیز بودند، اما دارای مرزهای وظایف کاملاً مشخص بودند. مدیران تیم باید تلاش زیادی را صرف برقراری ارتباط با اعضا برای مدیریت دفعالیت‌ها و ایجاد انگیزه می کردند. برای مثال، شرکت‌کننده 19 پیشنهاد کرد که تیم‌های بزرگ را به تیم‌های کوچک‌تر مبتنی بر وظایف تقسیم کنید. شرکت‌کننده 04 اظهار داشت که کتابخانه او یک واسط غیررسمی، یک کتابدار با تجربه، بین رهبر تیم و اعضا برای هماهنگی وظایف دارد. با این حال، کتابخانه‌های کوچک‌تر، مانندآن‌هایی که متعلق به دانشکده‌های فنی 2 ساله هستند، تیم‌هایی با تعداد کمی عضو داشتند که کتابدار چند وظیفه را انجام می داد. این موضوع منجر به کاهش انگیزه و کاهش ارائه خدمات به دلیل کمبود وقت و انرژی شد. علاوه بر این، نبود روش یا تعیین وظایف منجر به تصمیم گیری خودسرانه توسط کتابدار شد.

قابل توجه است که شرکت کنندگان در کتابخانه های بزرگ و کوچک معمولاً بوروکراسی را به عنوان جایگزینی برای نظام تیمی پیشنهاد می کنند. آن را برای شرکت‌کنندگان از کتابخانه‌های بزرگتر منطقی می‌دانیم، و بوروکراسی را به عنوان یک جایگزین پیشنهاد می‌کنیم؛ زیرا نظامی است که برای مدیریت سازمان‌های بزرگ طراحی شده است (وبر، 2016). همچنین برای تقویت کارایی تیم و پاسخ به تغییرات داخلی و خارجی طراحی شده است (کار و لیتمن، 1993؛ کاتزنباخ و اسمیت، 1993؛ مینتزبرگ، 1993). به همین دلیل، جای سوال است که چرا شرکت کنندگان کتابخانه کوچک معتقد بودند که بازگشت به بوروکراسی مشکل نظام فعلی تیم را حل می کند. شرکت کننده 13 با تعارض مواجه شد، به عنوان مثال، زمانی که رهبر تیم جوان تر و کم تجربه‌تر از اعضای تیم بود. صرف نظر از توانایی رهبر تیم، اعضای تیم با او احساس ناراحتی می کردند زیرا به بوروکراسی هایی که اولویت را در اولویت قرار می دهد، عادت داشتند.

هنگامی که دانشگاه های کره جنوبی ساختار سازمانی خود را در اواسط دهه 1990 بازسازی کردند، کتابخانه های دانشگاهی بدون برنامه‌ریزی کافی برای پیاده سازی نظام تیمی عجله کردند (یون، 2001). تغییر بدون آمادگی از یک بوروکراسی به یک نظام تیمی باعث ایجاد مشکلاتی در انجام وظایف شد؛ زیرا نظام تیمی با فرهنگ بوروکراتیک باقی مانده در تضاد است. در نتیجه، مشکلات ارتباطی بین اعضای تیم منجر به تأخیر در تصمیم‌گیری و ناتوانی در عملکرد صحیح در سازمان‌های مبتنی بر تیم می‌شود. بنابراین، حتی شرکت‌کنندگان از سازمان‌های کوچک‌تر بازگشت به ساختار سازمانی بوروکراتیک را برای حل تعارض پیشنهاد کردند. مطالعات بیشتری برای کتابخانه‌های دانشگاهی مورد نیاز است تا مشخص شود که آیا باید به بوروکراسی بازگردند، یا راه‌هایی را  برای رفع مشکلات نظام تیمی یا معرفی یک ساختار سازمانی جدید پیدا کنند؟

دوم، در مورد انگیزه، دریافتیم که سطح انگیزه درونی بسته به شغل یا موقعیت متفاوت است. به ویژه، شرکت کنندگان در پست مدیر میانی یا با ده سال تجربه، انگیزه درونی بالایی از خود نشان دادند. شرکت‌کنندگانی که کمتر از ده سال تجربه داشتند، افتخار یا حسی که در طول تحصیلشان ایجاد شده بود، تلاش می‌کردند تا نقش کتابخانه‌ها را بازتعریف کنند و عملکرد کاری و سطح خدمات خود را بهبود بخشند. شرکت‌کنندگانی که مدیر میانی بودند، تلاش کردند خدمات را گسترش دهند، قابلیت کتابداران زیردستان شان را بهبود بخشند و انگیزه را بر اساس دلبستگی و تعهد آنها به کتابخانه ارتقا دهند.

با این حال، برخی از شرکت‌کنندگان هیچ انگیزه ای نداشتند. به دلیل حجم کار زیاد، آنها نمی‌توانند زمان و منابعی برای حل مشکلات کتابخانه یا برنامه ریزی برای آینده پیدا کنند. علاوه بر این، به دلیل ماهیت بوروکراتیک کتابخانه، ارائه ایده درباره بهبود خدمات یا نقش جدید کتابخانه‌ها برای آنها دشوار بود. علاوه بر این، شرکت‌کننده 14 اظهار داشت که بسیاری از کارمندان خارج از کتابخانه فکر می‌کنند که کتابداران اوقات فراغت زیادی دارند و وظایف کاری خاصی ندارند. شرکت‌کننده 05 گزارش داد که بسیاری از مردم به کتابداران به‌عنوان یک افراد بی‌عمل نگاه می‌کنند. این تصورات منجر به شده است حقوق کتابدارن کمتر افزایش یابد. همچنین دریافت حمایت مالی و منابع انسانی از سوی مدیریت دانشگاه برای کتابخانه ها دشوار بود. در نتیجه، می‌توان نتیجه گرفت که انگیزه درونی بالای شرکت‌کنندگان در سطح مدیران میانی به دلیل انگیزه‌های درونی خودشان مربوط است نه دانشگاه محل کار. لازم است کتابداران در سطح سازمانی تشویق شوند، به ویژه کتابدارانی که بیش از ده سال سابقه کار دارند و هنوز به مقام مدیر میانی دست نیافته اند.

سوم، ارتباطات را به عنوان یک عامل مؤثر بر قابلیت‌های خدماتی کتابداران شناسایی کردیم. ارتباط برای پیشرفت کار و عملکرد کتابخانه ضروری بود و همچنین بر انگیزه آنها تأثیر می‌گذاشت. شرکت‌کنندگان کار خود را در تمام سطوح انواع ارتباطات از جمله آنلاین، آفلاین، رسمی، غیررسمی، عمودی و افقی انجام دادند. ارتباط فعال به کتابداران این امکان را می دهد که وظایف یکدیگر را درک کنند، هویت مشترکی را تشکیل دهند و درک مشترکی از نقش کتابخانه و خدمات آن دست یابند. دریافتیم که اعضای تیم، زمانی که ارتباطات دو طرفه باز داشتند و از سوی رهبر تیم حمایت می‌شدند،  از مسئولیت‌ها خود آگاه بودند و انگیزه و احساس تعلق قوی داشتند. با این حال، ادامه واکنش‌های نامطلوب از سوی رهبر تیم باعث شد که دیگر اعضای تیم با هم ارتباط برقرار نکنند و اینکار بر پیشرفت سازمانی تأثیر منفی می گذاشت. به عنوان مثال، شرکت کننده 10 اظهار داشت که نمی تواند هیچ ایده ای را در مقابل رهبر تیم خود ارائه دهد. در عوض، او هر کاری که رهبر به او دستور داده بود، انجام داد، حتی زمانی که این تکلیف منطقی نبود.

برخی از شرکت کنندگان نتوانستند اهداف کتابخانه ها یا تیم های وابسته خود را شناسایی کنند. برخی دیگر در مرحله تعیین هدف با رهبران تیم خود درگیری پیدا کردند؛ اما تجربه کردند. متوجه شدیم که شرکت‌کنندگانی که مسئولیت وظایف خاص را بر عهده دارند، زمانی که رهبر تیم، هدف را به‌طور یک‌طرفه و بدون نظر آنها تعیین می کرد، انگیزه درونی شان کاهش می‌یافت. ارتباطات مکرر در سطح سازمانی در مورد نقش کتابخانه ها برای تعیین جهت خدمات کتابخانه را پیشنهاد می کنیم.

چهارم، مدیریت روابط شخصی هنگام همکاری با مدیریت دانشگاه و سایر بخش‌ها ضروری بود. شرکت‌کنندگان اظهار داشتند که کتابخانه‌های دانشگاهی کره در میان بخش‌ها و دفاتر اداری کم‌ارزش هستند، که منجر به مشکلاتی در همکاری با کارکنان غیرکتابخانه شد. به عنوان مثال، شرکت کننده 05 گفت که کتابخانه از اولویت کمی از سوی مدیریت دانشگاه برخوردار است. علاوه بر این، او اعتراف کرد که کتابخانه‌اش بدون در نظر گرفتن صلاحیت کارمند به عنوان کتابدار، به محل تخلیه کارکنان مشکل‌دار یا بیمار تبدیل شده است. شرکت‌کننده 04 گفت  برخی از کارمندان دانشگاه از او پرسیدند که وقتی مردم دیگر کتاب نمی‌خوانند، چرا کتابخانهبه تعداد زیادی کارمند نیاز دارند، احساس بدی به او دست داده است.

دریافتیم که مشکلات مربوط به منابع انسانی که کتابخانه ها با آن مواجه هستند، عمدتاً ناشی از برداشت منفی مدیریت دانشگاه است. این مشکلات باعث شد شرکت‌کنندگان در انجام کار خود بیشتر بر روابط شخصی تمرکز کنند. با این حال، فرآیندکاری رابطه‌محور شخصی ممکن است منجر به تمرکز کمتر بر نقش‌ها و عملکردهای مورد نظر کتابخانه شود. به عنوان مثال، شرکت کننده 13 یک مدیر میانی بود که سعی کرد روابط شخصی را در اوایل دوران کاری خود ایجاد کند. با این حال، او ادعا کرد که برقراری ارتباط فعال کارمحور به جای ایجاد یک رابطه شخصی برای پیشرفت شغلی او حیاتی تر است. علاوه بر این، وی اظهار داشت که کتابداران باید کارهای مربوط به کتابخانه را به نحوی وظیفه‌‌مند انجام دهند و به ارتباط با کارکنان سایر بخش‌ها ادامه دهند تا اهمیت کتابخانه‌ها به رسمیت شناخته شود.

در نهایت، رهبری یک کارکرد اساسی است که بر سایر عملکردهای سازمانی تأثیر می گذارد. متوجه شدیم که رهبران بسته و بی توجه، مانع از ارتباط می شوند. در مقابل، رهبران باز و با توجه به طور مثبت بر ارتباطات تأثیر می‌گذارند، و بیشتر باعث افزایش درک یکدیگر در میان کتابداران و اعضای تیم برای کار فعالانه می‌شوند.

در نتیجه، رهبری بر اثربخشی نظام تیمی و همکاری با بخش‌های خارجی کتابخانه تأثیر می‌گذارد. در مصاحبه، شرکت‌کنندگان اشاره کردند که به دلیل سیستم پیچیده تیم، اشتراک گذاری و توزیع کار در تیم دشوار است. لازم است از رهبری مشارکتی، که بر اعتماد کارکنان تأکید دارد، برای تشویق ارتباطات فعال در تیم برای حل مشکل استفاده شود (عاشیق و همکاران، 2018، 2019؛ لو و استارک، 2020؛ موران و مورنر، 2017). نظام تیمی یک ساختار باز است که در آن همه اعضای تیم می توانند نقطه تماس با سازمان ها یا افراد خارج از کتابخانه باشند. بنابراین، رهبری و ارتباطات می تواند نه تنها بر تقسیم و همکاری کار در تیم، بلکه بر همکاری با سازمان های خارج از کتابخانه نیز تأثیر بگذارد (عاشیق و همکاران، 2018؛ اسلم، 2018؛ وونگ، 2017). در نتیجه، رهبری بر شهرت کتابخانه در دانشگاه ها تأثیر می گذارد و بر انگیزه فردی کتابداران در داخل تأثیر می گذارد.

بنابراین، نتیجه می گیریم که رهبری، اساسی ترین شایستگی سازمانی است که کتابداران را برای دستیابی موفقیت آمیز به عملکرد سازمانی مطلوب ترغیب می کند. بر اساس تجزیه و تحلیل ما، پیشنهاد می کنیم که هدف نهایی رهبری ایجاد انگیزه در کتابداران از طریق بهبود عملکردهای سازمانی مانند ارتباطات، اجرای نظام تیمی و همکاری است. نهاد‌های دانشگاهی خارج از کتابخانه، مانند دفاتر اداری دانشگاه و سایر بخش‌ها، رهبری را بر اساس میزان نتایج ملموسی که کتابخانه در راستای اهداف دانشگاه به دست آورده است ارزیابی می‌کنند (به عنوان مثال، مشارکت کتابخانه در کمک هزینه‌های تحقیقاتی یا رتبه‌بندی دانشگاه و اعتباربخشی). کتابداران برای رهبری که آنها را تشویق می کند تا خود را غرق کار کنند، ارزش زیادی قائل هستند. کتابداران با انگیزه خود را با سازمان کتابخانه می شناسند، برای دستیابی به عملکرد سازمانی تلاش می کنند و خدمات با کیفیت بالا به کاربران ارائه می دهند. تاکنون، کتابخانه های دانشگاهی در کره جنوبی بر آموزش مستمر کتابدار برای ارتقای تخصص کتابدار متمرکز بوده است و مشکلات سازمان کتابخانه را به تک تک کتابداران نسبت داده اند.

بر اساس یافته‌ها، شکل 1 رابطه بین عملکردهای سازمانی را توصیف می‌کند. (برای دیدن شکل به اصل مقاله مراجعه کنید). رهبری تأثیرگذارترین عملکرد در سازمان کتابخانه است که بر ارتباطات داخلی، نظام تیمی و انگیزه تأثیر می گذارد. نظام‌های تیمی و ارتباطات داخلی می‌توانند به طور متقابل از عملکرد یکدیگر پشتیبانی کنند یا مانع شوند. نه تنها انگیزه تحت تأثیر رهبری است، بلکه تحت تأثیر ادراک نقش کتابداران است که باز هم تحت تأثیر ارتباطات رهبران قرار می گیرد. در این شبکه از عملکردها، کتابداران خدماتی را به مشتریان خود ارائه می کنند. از سوی دیگر، سازمان کتابخانه دارای وظایف بیرونی مانند ارتباط و همکاری با نهادهای غیرکتابخانه ای است. خدمات کتابخانه ای، ارتباطات و همکاری به شناخت جامعه دانشگاهی از نقش کتابخانه کمک می کند. بین شناخت نقش و تخصیص منابع برای کتابخانه ها رابطه وجود دارد که باز هم بر عملکرد کلی کتابخانه تأثیر می گذارد.

نتایج این مطالعه نیاز به توجه به رویکرد سطح سازمانی برای مطالعه چگونگی تأثیر عملکردهای سازمانی بر انگیزه فردی دارد. علاوه بر این، با بررسی روابط بین کارکردها، منطق آنچه را که باید در این رویکرد در سطح سازمانی اولویت‌بندی شود، ارائه می کنیم. به عبارت دیگر، این مطالعه پیشنهاد می کند که برای تغییر یک نقش خاص، لازم است نقش های مرتبطی که باید با هم یا از قبل تغییر داده شوند، در نظر گرفته شوند. به عنوان مثال، به عنوان پیش نیاز برای اجرای موفقیت‌آمیز یک نظام تیمی، بهبود رهبری و تقویت ارتباطات سازمانی از قبل یا به طور موازی ضروری است.

نتیجه گیری

این مطالعه درک کتابداران از نقش کتابخانه‌های دانشگاهی در کره جنوبی را بررسی کرد و ویژگی‌های عملکرد سازمانی کتابخانه‌های دانشگاهی را برای حمایت از کتابخانه‌ها در پاسخگویی موفقیت‌آمیز به تغییرات در محیطشان  شناسایی کرد. نتایج تحلیل پیشنهاد می کند که کتابداران دانشگاهی نیاز به تغییر جهت در کتابخانه‌های دانشگاهی را تشخیص دهند. این نیاز به رهبری، ارتباطات، نظام تیمی، همکاری و انگیزه مربوط می شود که کارکردهای سازمانی در کتابخانه های دانشگاهی هستند.

در میان این کارکردها، انگیزه مستقیماً بر عملکرد سازمان تأثیر می‌گذارد. رهبری یک کارکرد اساسی است که بر سایر عملکردهای سازمانی که شناسایی کردیم، تأثیر می گذارد. رهبری بسته و بی توجه، ارتباط سازمانی را خراب می کند و برانگیزه کتابداران برای کار تأثیر منفی می گذارد. علاوه بر این، کتابداران با انگیزه قوی سعی در بهبود عملکرد کتابخانه دارند. این نشان می‌دهد که برای کتابخانه‌های دانشگاهی مهم است که عملکردهایی را که به طور مثبت بر انگیزه کتابداران تأثیر می‌گذارد، همراه با فعالیت‌هایی که مستقیماً شایستگی کتابداران را تقویت می‌کنند، مانند برنامه‌های آموزش مداوم، بهبود بخشند. بنابراین، کتابخانه‌های دانشگاهی باید رهبری باز و پذیرا را تشویق کنند تا به کتابداران کمک کنند تا اهداف سازمانی و نظرات خود را به طور مؤثر انتقال دهند. همچنین با حمایت از کتابداران برای برقراری ارتباط با بخش‌های اداری، انتظار همکاری موفق با آن بخش‌ها و شناخت مثبت کتابخانه‌های دانشگاهی از سوی دانشگاه را داریم.

به کتابخانه‌های دانشگاهی پیشنهاد می‌کنیم که از نتایج این مطالعه برای تعیین اینکه کدام عملکرد سازمانی باید در اولویت قرار گیرند تا به تغییرات محیط اطراف کتابخانه پاسخ دهند، استفاده کنند.. از آنجایی که این یک مطالعه اکتشافی مبتنی بر مصاحبه با تعداد محدودی از کتابداران است، مطالعات آتی می تواند به طور تجربی ادراکات کتابداران و کارکردهای سازمانی کتابخانه‌ها را از طریق رویکرد کمی بررسی کند. این مطالعه سؤالات بالقوه ای را درباره شناخت نقش کتابخانه‌ها از سوی مدیریت دانشگاه را بیان کرد. به عنوان مثال، کارکنان اداری و رهبران دانشگاه چگونه نقش کتابخانه خود را تشخیص می دهند؟ ارتباط با کتابداران چه تأثیری بر شناخت نقش کارکنان اداری و رهبران دانشگاه دارد؟ این سؤالات مطالعات مربوط به شناخت کتابخانه های دانشگاهی را فراتر از دانشجویان و اساتید به عنوان جمعیت پژوهشی که در کانون توجه این مطالعات قرار گرفته است، گسترش می دهد (به عنوان مثال، فاگان و همکاران، 2021).

همانطور که یکی از شرکت کنندگان اظهار داشت، محل کار “شاد” جایی است که کتابداران انگیزه دارند و می خواهند به شایستگی خود برسند. محل کار “شاد” تنها زمانی حاصل می شود که کارکردهای مختلف سازمانی به طور هماهنگ طراحی و مدیریت شوند.